Reuniones pequeñas en el hotel: cómo vender el restaurante a las empresas que ya se hospedan

En el restaurante de tu hotel hay una venta que ya está dentro del edificio y que casi nunca se cierra: la reunión pequeña. Diez personas de la misma empresa duermen contigo esta semana, y el martes por la noche se van a cenar a la calle porque a nadie se le ocurrió ofrecerles la mesa larga del fondo con cargo a su convenio. No es un problema de cocina ni de precio. Es un problema de oferta y de cobro.

La reunión pequeña no es un banquete

Un banquete tiene salón, contrato, anticipo, menú cerrado y un coordinador que lo persigue durante semanas. Una reunión pequeña es otra cosa: entre seis y veinte personas, una mesa larga o una sala chica, dos horas, y una sola condición del cliente: que la cuenta llegue completa a la empresa y no a la tarjeta personal de cada quien. El motor de banquetes le queda grande y el ticket de mesa le queda chico.

Ese hueco es el que explica por qué el grupo corporativo cena fuera. El gerente del restaurante no lo ve como evento porque no hay contrato, y el mesero no lo ve como mesa normal porque nadie quiere pagar por separado. Al final la venta no cabe en ningún proceso, y lo que no cabe en un proceso se va a la calle.

Tratarla como producto propio, con formato, precio y forma de cobro definidos, es lo que la vuelve vendible. No necesitas un salón nuevo ni un chef nuevo. Necesitas una oferta que la empresa entienda en un minuto y una cuenta que su contralor acepte sin preguntas.

Quién ya está en tu hotel

La lista de prospectos ya la tiene recepción: es la lista de llegadas de hoy filtrada por convenio. Si tu hotel recibe viajeros corporativos, cada semana hay al menos un grupo de personas de la misma empresa durmiendo bajo la misma tarifa negociada. Esas personas comen tres veces al día y en algún momento del viaje se juntan a trabajar.

Un contacto de esa empresa rinde más que veinte llamadas en frío. Ya conoce el hotel, ya confía en la recepción y ya tiene una cuenta abierta contigo. Lo único que falta es que alguien del restaurante le diga que la cena del equipo también se puede cargar a esa cuenta, con el mismo comprobante que recibe por las habitaciones.

Las reuniones que aparecen con más frecuencia en un hotel de viajero corporativo son pocas y se repiten: la cena de equipo la primera noche, el desayuno de trabajo antes de salir a visitar clientes, la junta de medio día con café cuando el jefe viaja con ellos, y la comida en la que el huésped invita a su propio cliente. Cuatro formatos, cuatro productos, una sola forma de cobrar. En la página del viajero corporativo (Viajero corporativo) se explica cómo se relaciona ese huésped con el convenio y con el folio.

Los tres productos que puedes ofrecer mañana

No hace falta inventar una carta especial. Hace falta empaquetar lo que ya haces con un nombre, un precio por persona y una regla de cobro. Con tres productos cubres casi todas las reuniones pequeñas que va a pedir una empresa hospedada.

Fíjate en la columna de cobro. Es la que decide si la empresa vuelve a pedirlo. Un precio fijo por persona le permite al coordinador de viajes autorizar sin ver la carta, y separar el alcohol le evita la discusión con su propio contralor al mes siguiente.

El cobro es el producto

Cuando una empresa rechaza la cena de equipo en el hotel, casi nunca es por la comida. Es porque la última vez el mesero pidió el número de habitación a cada uno, ocho personas firmaron ocho cuentas, y el contralor de la empresa recibió ocho comprobantes con nombres distintos para conciliar contra una sola orden de compra. Esa experiencia se recuerda más que el postre.

Lo que la empresa quiere es sencillo de decir y difícil de hacer con un punto de venta pensado para la calle: una cuenta a nombre de la empresa, ligada al convenio, con el detalle de qué se consumió y quiénes estaban, con lo que no cubre el convenio separado desde el principio, y con un solo comprobante al cierre del mes junto con las habitaciones. Cómo se configura una cuenta así está en la página de cuentas de empresa (Cuentas de empresa y convenios).

El convenio tiene que decir qué cubre y qué no. Si dice “alimentos hasta 400 por persona por día” la cena de equipo cabe sin discusión. Si no dice nada de alimentos, cada reunión va a necesitar una autorización por correo y la mitad de las veces nadie la va a pedir. Sobre cómo redactar esa parte hay una guía completa (Cómo escribir un convenio corporativo de hotel que no genere pleitos).

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar el cálculo. No son datos de mercado ni de ningún hotel. Imagina una empresa que manda a ocho vendedores a tu hotel tres noches al mes, bajo convenio, y que hoy solo desayunan contigo porque el desayuno viene incluido.

De ese total, los desayunos ya los vendías sueltos. Lo realmente nuevo es la cena, la sala y el café: 8,140 menos 2,880 son 5,260 por visita, y 5,260 por doce visitas son 63,120 al año. Es el ingreso adicional de una sola empresa que ya duerme en tu hotel, sin un peso de publicidad, con la cocina que ya tienes y en un horario que casi siempre está flojo.

Ahora multiplica por el número de empresas con convenio activo en tu hotel. No hace falta que todas compren los tres productos. Con que la mitad compre la cena de equipo una vez al mes, el restaurante cambia de tamaño en el reporte de ingreso de alimentos y bebidas del segmento corporativo.

Cómo se vende sin un equipo de ventas

Un hotel de cuarenta habitaciones no tiene gerente de ventas de alimentos y bebidas, y no lo necesita para esto. Los vendedores ya están en nómina: son la recepcionista del turno de la tarde, el mesero que atiende el desayuno y el gerente del restaurante con una lista de contactos de convenio.

1. Recepción, en la llegada: cuando registra a cuatro o más huéspedes de la misma empresa, menciona la cena de equipo y entrega la hoja de una página con los tres productos y el precio por persona.
2. El mesero, en el desayuno: si ve a un grupo con el mismo gafete revisando una presentación, ofrece la sala privada para esa misma tarde. Es la venta más fácil del día.
3. El gerente del restaurante, cada trimestre: escribe al contacto del convenio de cada empresa activa con dos líneas: qué reuniones pueden cargar a la cuenta y cómo se reservan.
4. Confirmación por mensaje: toda reunión pequeña se confirma por escrito con fecha, hora, número de personas y regla de cobro. Sin confirmación no hay mesa apartada.
5. Después de la reunión: el comprobante llega al contacto del convenio ese mismo día, no al final del mes. Es la mejor publicidad para la siguiente.

Lo que tiene que pasar en el punto de venta

Todo lo anterior se cae si el sistema del restaurante no sabe qué es una cuenta corporativa. Esta es la lista de lo que el punto de venta del restaurante de tu hotel tiene que poder hacer para que la reunión pequeña sea un producto y no un favor.

• Abrir la cuenta a nombre de la empresa y del convenio, no a nombre de una mesa ni de una habitación suelta.
• Registrar qué huéspedes estuvieron en la reunión, con su folio, para que la empresa pueda conciliar contra su lista de viajeros.
• Separar dentro de la misma cuenta lo que va al convenio y lo que paga cada persona, sin abrir dos cuentas ni hacer una anulación al final.
• Aplicar el tope por persona del convenio y avisar en pantalla cuando se pase, antes de que el mesero cierre.
• Sumar el consumo al reporte del segmento corporativo y clasificarlo bajo USALI como ingreso de alimentos y bebidas, nunca como ingreso de habitaciones.
• Producir un solo comprobante por reunión y un solo estado de cuenta al mes, junto con las noches de habitación del mismo convenio.

Cuando el sistema hace esto, el mesero deja de preguntar números de habitación y el contralor del hotel deja de conciliar a mano. Cuando no lo hace, cada reunión pequeña termina en una libreta, en un cargo manual a un folio equivocado o en una cuenta que nadie paga.

Errores que matan la segunda reunión

La primera reunión la consigues por relación. La segunda depende de que la primera haya salido limpia. Estos son los errores que más veces convierten una buena cena en la última cena de esa empresa contigo.

• Cargar el alcohol al convenio sin haberlo acordado. El contralor de la empresa lo rechaza, el hotel lo pierde y el coordinador de viajes queda mal con su jefe.
• Mandar un comprobante por cada cena en lugar de un estado de cuenta mensual. Lo que para ti es orden, para la empresa es papeleo.
• Pedir la habitación de cada comensal. Rompe la conversación y convierte la cuenta corporativa en ocho cargos personales.
• Apartar la sala de palabra. Si otro grupo llega antes, la reunión se hace en el lobby y no vuelve a pedirse.
• Cerrar la cuenta sin el nombre de quien autorizó. Sin ese dato, cualquier reclamación un mes después la pierde el hotel.

Qué hacer esta semana

1. Pide a recepción la lista de empresas con convenio activo y cuántos huéspedes de cada una durmieron en el hotel el último mes.
2. Escribe en una hoja los tres productos con formato, precio por persona y regla de cobro. Imprímela y déjala en recepción y en la estación del mesero.
3. Revisa cada convenio y anota si menciona alimentos y con qué tope. Donde no diga nada, propón un párrafo al contacto de la empresa.
4. Prueba abrir una cuenta corporativa en tu punto de venta con dos huéspedes y un consumo separado. Si no se puede sin trucos, ya sabes qué falta.
5. Manda un mensaje de dos líneas al contacto de la empresa que más te visita ofreciendo la cena de equipo para su siguiente estancia.

Inn Restaurant maneja la cuenta corporativa ligada al convenio y al folio de cada huésped, con el consumo separado desde la mesa y el estado de cuenta mensual junto con las habitaciones. Si quieres ver cómo se abre una cena de equipo con cargo a la empresa en menos de un minuto, agenda una demo de quince minutos (contacto).