Reportes por punto de consumo en un resort: leer cinco negocios distintos con un mismo estándar
Un resort tiene un restaurante, un bar, un bar de alberca, room service y un salón de eventos. Son cinco negocios con horarios, cheques y clientes distintos, y el dueño del hotel quiere leerlos en una hoja. Solo se puede si los cinco se miden con la misma regla.
En un resort, el gerente del restaurante presume cubiertos, el del bar habla de venta por hora, la alberca reporta en una libreta y eventos entrega un cierre por banquete. Cada uno tiene razón en su lenguaje, y el dueño no puede sumar nada. El reporte por punto de consumo existe para que cinco negocios distintos hablen una sola lengua sin dejar de ser distintos.
Cinco negocios, una regla
El estándar contable de la hotelería, USALI, trata al departamento de alimentos y bebidas como un conjunto de puntos de venta con ingresos y gastos propios, sumados en un solo departamento. Lo que impone no es un formato de reporte: es una definición común de ingreso, de costo y de periodo. Con esa definición, cada punto puede tener sus indicadores propios encima de una base común. En otra entrada del blog explicamos por qué el estándar conviene incluso a hoteles pequeños (Qué es USALI y por qué te conviene aunque tengas veinte habitaciones).
La regla común tiene cuatro partes, y las cuatro se rompen todos los días en resorts que no las escriben.
- Ingreso neto: sin impuesto, sin propinas, con cortesías y descuentos restados, con cargo a la habitación incluido. Igual en el restaurante, en el camastro y en el salón.
- Fecha y hora de corte: la misma para los cinco puntos y para recepción. Si el bar cierra a las dos de la mañana, se decide por escrito a qué día pertenece esa venta.
- Unidad de venta: un cheque es un cheque en todos los puntos. Un banquete es un cheque con muchos cubiertos, no otra cosa.
- Origen del consumo: huésped con cargo a folio, huésped que pagó directo, calle, convenio, todo incluido. Cada cheque trae su origen o el reporte no puede separar nada.
Lo que se mide igual en todos los puntos
Sobre esa base, hay un bloque de indicadores que cada punto reporta con la misma definición, porque son los que permiten comparar y sumar. Es el bloque común, y no se negocia por punto.
| Indicador | Definición común | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Ingreso neto | Venta sin impuesto ni propina, menos cortesías | Sumar los cinco puntos en el departamento |
| Cheques | Cuentas cerradas con importe mayor a cero | Volumen de transacciones |
| Cheque promedio | Ingreso neto ÷ cheques | Precio y mezcla |
| Ingreso por noche ocupada | Ingreso neto del punto ÷ noches ocupadas del resort | Comparar puntos con la misma demanda cautiva |
| Parte a folio | Ingreso cargado a la habitación ÷ ingreso neto | Qué tanto depende el punto del huésped |
| Cortesías | Importe y porcentaje del ingreso bruto, con motivo | Control |
| Captura | Noches de folio con consumo en el punto ÷ noches ocupadas | Cuántos huéspedes entran a cada punto |
Dónde cada punto es distinto y cómo respetarlo
Restaurante
Su indicador propio son los cubiertos y la rotación de mesas por servicio. Desayuno, comida y cena son tres negocios dentro del restaurante, y el desayuno incluido en la tarifa necesita un valor de reparto fijo para no distorsionar todo lo demás. Con el bloque común, el restaurante es el punto que más cheques aporta y rara vez el de mayor cheque promedio.
Bar
El bar se lee por hora. Su cheque promedio es menor, su margen mayor y su hora de cierre es una decisión que mueve la captura del resort completo, porque muchos huéspedes entran al bar antes de decidir dónde cenan. Su indicador propio es la venta por hora abierta, y la pregunta que responde es a qué hora deja de convenir tener la barra abierta.
Bar de alberca
Nadie trae cartera en traje de baño. Si el punto no puede cargar a la habitación desde el camastro con la estancia verificada, la venta se pierde o se anota en una libreta. Por eso su parte a folio es la más alta de todo el resort cuando el sistema lo permite, y la más baja cuando no. Es el punto donde más se nota si el cargo a la habitación funciona (Bar de alberca).
Room service
Su indicador propio es el tiempo entre el pedido y la entrega, y su captura depende de qué tan fácil es pedir. Un huésped que escribe un mensaje y recibe confirmación pide; uno que llama y espera, muchas veces no. Es el punto con menos cheques y uno de los de mayor cheque promedio, y casi todo su ingreso va al folio (Servicio a la habitación).
Eventos y banquetes
Un banquete es un cheque con doscientos cubiertos, un contrato y a veces un anticipo cobrado semanas antes. Se reporta por evento, con ingreso neto y cubiertos, y se reconoce en la fecha del servicio, no en la del anticipo. Si lo mezclas con los cheques del restaurante, el cheque promedio del resort deja de significar nada. Se suma en el departamento; no se promedia con los demás (Grupos y banquetes).
Un ejemplo ilustrativo de la hoja consolidada
Cifras inventadas para mostrar cómo se lee. Resort de 200 habitaciones, mes de 30 días, ocupación de 75 %: 200 × 30 × 0.75 = 4,500 noches ocupadas.
| Punto | Ingreso neto | Cheques | Cheque promedio | Por noche ocupada | Parte a folio |
|---|---|---|---|---|---|
| Restaurante | 270,000 | 4,500 | 60 | 60 | 70 % |
| Bar | 135,000 | 3,000 | 45 | 30 | 60 % |
| Bar de alberca | 90,000 | 3,000 | 30 | 20 | 90 % |
| Room service | 45,000 | 750 | 60 | 10 | 100 % |
| Eventos (12 eventos) | 180,000 | 12 | 15,000 | 40 | 0 % |
| Departamento de A&B | 720,000 | 11,262 | no se promedia | 160 | 55 % |
Lo que la hoja dice: el restaurante trae casi la mitad de los cheques y poco más de un tercio del ingreso; eventos trae una cuarta parte del ingreso con doce cheques, y por eso no se promedia con nadie. La alberca vende 90 % a folio: si ese porcentaje cae un mes, no es que la gente dejó de tomar en la alberca, es que el cargo a la habitación dejó de funcionar en la alberca. Room service deja 10 por noche ocupada: si el resort abre pedidos por mensaje, ese es el renglón que se vigila.
La suma del departamento, 160 por noche ocupada, es el consumo por habitación ocupada del resort completo. Y 720,000 entre las 6,000 noches disponibles da 120 por habitación disponible, que es la cifra que el dueño compara contra el año pasado.
Las trampas de la consolidación
- Sumar cheques de eventos con los del restaurante y sacar un cheque promedio del resort. Sale un número que no describe a nadie.
- Reportar la alberca por lo que llegó a la caja y el restaurante por lo que se vendió. Si un punto se mide por cobro y otro por venta, no se pueden sumar.
- Dejar el todo incluido en cero en unos puntos y con valor de reparto en otros. Se decide una regla y se aplica a los cinco.
- Fechas de corte distintas: el bar cierra su día a las dos, la alberca a las seis de la tarde, recepción a medianoche. Las ventas de la madrugada del día 31 aparecen en el mes siguiente o desaparecen.
- Contar propinas del bar como ingreso porque entran en el mismo cobro con tarjeta.
La hoja de una página para el dueño
Arriba, el departamento: ingreso neto, por noche ocupada, por habitación disponible, captura total, contra el mes anterior y el mismo mes del año pasado. Abajo, una línea por punto con el bloque común. Y en una tercera sección, un indicador propio por punto: cubiertos, venta por hora, parte a folio, tiempo de entrega, ingreso por evento. Tres bloques, una hoja, cinco negocios.
Esa hoja solo se llena sola si los cinco puntos viven en el mismo sistema con la misma regla y el cargo a la habitación nace ligado al folio. Si la alberca sigue en libreta, la hoja se arma a mano, llega tarde y el dueño la lee con desconfianza, con razón.
Cinco puntos de consumo se comparan solo si comparten definición de ingreso, fecha de corte, unidad de venta y origen del consumo. Encima de esa base, cada uno conserva sus indicadores propios. Eventos se suma, nunca se promedia.
Qué hacer esta semana
- Escribe en una página la definición de ingreso neto y la hora de corte, y pide a los cinco puntos que la firmen.
- Identifica qué punto todavía cierra en papel o en un sistema aparte, y cuánto tarda en llegar su corte.
- Calcula el ingreso por noche ocupada de cada punto con el mes pasado y ponlos en una columna.
- Mide la parte a folio de la alberca y del bar. Si es baja, el problema es el cargo a la habitación, no la sed.
- Saca eventos del cheque promedio del resort y vuelve a calcular. Compara los dos números en la siguiente junta.
Inn Restaurant reporta cada punto de consumo del resort (Resort) con el mismo bloque común y sus indicadores propios, con el cargo a la habitación ligado al folio en todos ellos, en la página de reportes (Reportes). Si quieres ver la hoja consolidada con los datos de tu hotel, pide la demo de 15 minutos en la página de contacto (contacto).
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