Reglas de precio por horario y por punto: el mismo platillo, distinto precio en la alberca

En casi todos los hoteles con restaurante hay un platillo que se vende en más de un punto de consumo y a más de un precio. El mismo club sándwich cuesta una cosa en el comedor, algo más en el bar de alberca y algo más todavía cuando sube a la habitación. Cuando esa diferencia vive en la cabeza del mesero o en tres artículos duplicados, aparecen los errores de captura, los reportes partidos y las discusiones con el contralor.

El problema de tener tres club sándwich en el sistema

La solución más común, y la peor, es crear un artículo por cada precio: “Club sándwich”, “Club sándwich alberca” y “Club sándwich room service”. Funciona el primer día. El tercer mes ya nadie sabe cuál se vende dónde, el reporte de platillos muestra tres renglones para una sola cosa y el ranking de ventas miente porque divide entre tres lo que debería sumar.

El daño no se queda en el reporte. Cada artículo duplicado tiene su propia receta, o peor, no la tiene. Cuando el costo del pan sube, alguien actualiza una receta y olvida las otras dos. Cuando la cocina quiere saber cuántos club sándwich preparó ayer, tiene que sumar a mano. Y cuando un mesero de la alberca captura el artículo del comedor por costumbre, el huésped paga de menos y nadie lo nota hasta el corte.

En el restaurante de un hotel esto se multiplica porque hay más puntos de consumo que en un restaurante de calle: comedor, bar, alberca, room service, cafetería, banquetes. Si cada punto necesita su copia de cada platillo, la carta de sesenta artículos se vuelve una lista de trescientos.

Qué es una regla de precio

Una regla de precio es una instrucción que vive fuera del artículo: “cuando este platillo se vende en este punto, en este horario o a este tipo de huésped, aplica este precio o este ajuste”. El platillo sigue siendo uno. Tiene una receta, un costo, un nombre y un lugar en el reporte. Lo que cambia es la condición bajo la cual se vende.

La diferencia parece pequeña y no lo es. Un campo dentro del artículo, del tipo “precio en alberca”, obliga a que cada artículo cargue con todos los casos posibles, y cada vez que aparece un caso nuevo hay que tocar todos los artículos. Una regla se crea una vez y se aplica a lo que le digas: a un platillo, a una categoría entera o a toda la carta.

Las reglas tienen cuatro partes: a qué aplican (un artículo, una categoría, toda la carta), bajo qué condición (punto de consumo, horario, día de la semana, tipo de huésped, convenio), qué hacen (precio fijo, porcentaje de aumento, descuento, precio especial) y con qué prioridad se aplican cuando chocan con otra regla.

Por qué las reglas evitan errores de captura

El error de captura nace cuando el mesero tiene que decidir. Si en la alberca tiene que elegir entre “Club sándwich” y “Club sándwich alberca”, alguna vez va a elegir mal. Si tiene que teclear el precio o aplicar un porcentaje a mano, alguna vez va a teclear mal. Con una regla no decide nada: abre la cuenta en el bar de alberca, captura el club sándwich y el sistema aplica el precio que corresponde a ese punto.

Lo mismo pasa con la hora. La promoción de cinco a siete en el bar no depende de que alguien recuerde activarla ni de que el gerente pase a desactivarla. Empieza y termina sola. Y cuando el huésped corporativo con convenio pide la cena, el precio de convenio aparece porque el folio lo dice, no porque el mesero se acordó de preguntar en recepción.

Para el contralor esto cambia la auditoría por completo. En lugar de revisar cientos de modificaciones de precio hechas a mano, revisa una lista corta de reglas vigentes. Si un platillo se vendió a un precio raro, la pregunta ya no es “quién lo cambió” sino “qué regla se aplicó”, y esa respuesta está en el ticket. Es la misma lógica que hace que el cargo a la habitación deba estar ligado al folio y no a un número tecleado (Cargo a la habitación): quitarle decisiones a la captura.

Cinco reglas que casi todo hotel necesita

• Recargo por punto de consumo: el bar de alberca y el room service llevan un porcentaje sobre el precio del comedor, porque el servicio cuesta más llevarlo ahí.
• Ventana de horario: la promoción de bebidas de la tarde, el desayuno con precio de buffet hasta cierta hora y el precio de la carta nocturna después de las diez.
• Día de la semana: el menú del domingo, la parrilla del viernes o el precio de la cena en fin de semana cuando cambia la carta.
• Convenio de empresa: el huésped con cuenta de empresa paga un precio pactado en alimentos, con tope y sin bebidas alcohólicas, tal como se firmó (/cuentas-de-empresa).
• Temporada: la lista de precios de temporada alta con fecha de inicio y fin, que entra sola y sale sola sin que nadie reimprima la carta.

Fíjate en que ninguna de las cinco es un campo del platillo. Todas son condiciones de venta. Si el año que entra cambias el porcentaje de la alberca o la hora de la promoción, tocas la regla y no los sesenta artículos.

Cómo se ordenan cuando chocan

Prioridad

Un huésped corporativo pide un club sándwich en la alberca a las seis de la tarde. Aplica el recargo de alberca, la promoción de la tarde o el precio de convenio. Si el sistema no tiene una respuesta clara, la tendrá el mesero, y volvemos al problema original. Por eso cada regla lleva prioridad: la de convenio suele ganar porque está firmada, la de punto de consumo va después y la de horario es la más débil.

Vigencia

Toda regla debe tener fecha de inicio y, cuando aplique, fecha de fin. Una promoción sin fecha de fin es un descuento permanente que nadie aprobó. Una regla de temporada sin fecha de inicio se activa cuando alguien se acuerda, que suele ser una semana tarde.

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras siguientes son inventadas para mostrar el cálculo; no son datos de mercado ni de ningún hotel. Imagina que el club sándwich tiene precio base de 180 en el comedor y una regla de +15 % en el bar de alberca, que lo deja en 207. Su receta cuesta 60, y es una sola receta porque es un solo artículo.

En un mes se venden 300 en el comedor y 120 en la alberca. El comedor genera 300 × 180 = 54,000 y la alberca 120 × 207 = 24,840. El total es 78,840 por 420 unidades. El costo es 420 × 60 = 25,200, así que el margen bruto del platillo es 78,840 menos 25,200, es decir 53,640, que equivale al 68 % de la venta.

Con un solo artículo, el reporte te muestra ese renglón completo: 420 unidades, dos puntos de consumo, un costo, un margen. Con tres artículos duplicados verías tres renglones con cifras parciales, y si una de las recetas se quedó con el costo del año pasado, el margen de ese renglón sería falso. La aritmética es la misma; lo que cambia es que la puedes leer.

Lo que gana el reporte

Bajo el estándar contable de la hotelería, el ingreso de alimentos y bebidas se presenta por punto de consumo. Una regla de precio por punto te da exactamente eso sin duplicar nada: el mismo artículo aparece en el ingreso del comedor y en el ingreso de la alberca según dónde se vendió, y el contralor arma su cédula sin tocar una hoja de cálculo (Reportes).

También gana el ranking de platillos, que por fin suma lo que debe sumar. Gana la cocina, que ve una sola cifra de producción. Y gana el reporte de descuentos, porque lo que era una modificación manual ahora es una regla con nombre: cuando revises las cortesías del mes, sabrás cuánto fue promoción programada y cuánto fue regalo del mesero.

Errores comunes al configurar reglas

• Crear una regla por artículo cuando bastaba una por categoría. Sesenta reglas de alberca son tan difíciles de mantener como sesenta artículos duplicados.
• Dejar promociones sin fecha de fin. Al año siguiente nadie recuerda por qué el bar sigue regalando la segunda cerveza en enero.
• No definir prioridad y dejar que el sistema aplique “la última que se creó”. El día que dos reglas choquen, el precio será una sorpresa.
• Poner el precio de convenio como descuento manual del mesero en lugar de regla ligada al folio. Se olvida, se aplica a quien no debe y no se puede auditar.
• Permitir la modificación manual de precio sin motivo ni autorización. Si existe la puerta trasera, las reglas dejan de importar.

Qué hacer esta semana

1. Exporta tu lista de artículos y marca los que existen dos o más veces con distinto precio. Esa es tu lista de duplicados a fusionar.
2. Escribe en una hoja las condiciones reales de precio que hoy tienes: por punto, por horario, por día, por convenio, por temporada. Suelen caber en una página.
3. Asigna a cada condición una prioridad y una vigencia. Si no puedes decir cuándo termina una promoción, pregúntate si debería seguir viva.
4. Revisa cuántas modificaciones manuales de precio hubo el mes pasado y quién las hizo. Ese número es el tamaño de tu problema de captura.
5. Prueba el juego de reglas con tres casos difíciles: el corporativo en la alberca en hora de promoción, la cena a las diez en la habitación y el banquete con precio pactado.

En Inn Restaurant cada platillo es un solo artículo y el precio por punto de consumo, horario o convenio es una regla con prioridad y vigencia, aplicada sola en el bar de alberca (Bar de alberca) igual que en el comedor. Si quieres ver cómo se arma ese juego de reglas para tu hotel, la demo de 15 minutos se agenda en (contacto).