Proveedores del restaurante del hotel: recepción de mercancía, mermas de entrada y devoluciones

El proveedor llega a las siete de la mañana por la puerta de servicio del hotel, el chef está en el desayuno buffet y el almacenista firma la remisión sin abrir las cajas. A fin de mes, el contralor pregunta por qué el costo de alimentos y bebidas subió dos puntos y nadie sabe decirle dónde. La respuesta casi siempre está en ese momento de las siete de la mañana: en lo que entró, lo que no entró y lo que nadie anotó.

Por qué la entrada al almacén decide el costo del mes

El costo de venta de alimentos y bebidas se calcula con una fórmula que no cambia: inventario inicial, más compras del periodo, menos inventario final. Ese resultado se divide entre la venta neta de alimentos y bebidas y así se obtiene el porcentaje que el contralor reporta en el estado del departamento bajo el estándar contable de la hotelería. Ahora fíjate en la palabra compras. Compras no es lo que el proveedor facturó: es lo que de verdad entró al almacén del hotel y quedó disponible para vender.

Cuando la factura dice cuarenta kilos y en la báscula hay treinta y ocho, hay dos kilos que pagaste y nunca vas a vender. Si nadie los reclama, esos dos kilos se quedan en el costo del mes como si la cocina los hubiera usado. El chef carga con una merma que no fue suya, el contralor busca un desperdicio que no existe y el proveedor cobró completo. Por eso la recepción de mercancía es el primer control de costo del restaurante del hotel, antes que la receta estándar y antes que el conteo de inventario.

Si quieres el detalle de cómo se arma ese estado departamental, la explicación está en el artículo sobre el estándar contable del hospedaje (Qué es USALI y por qué te conviene aunque tengas veinte habitaciones). Aquí vamos a lo que pasa antes: la puerta de servicio.

Los tres momentos de una compra

Una compra del restaurante del hotel pasa por tres momentos distintos y cada uno deja un documento. El pedido, que sale de cocina o del almacén con cantidades y precios acordados. La recepción, que es el momento físico en que la mercancía cruza la puerta de servicio y alguien la revisa. Y la factura, que llega el mismo día o días después y que contabilidad va a pagar.

El error más común en un hotel es tratar los tres momentos como uno solo: la factura se registra como compra y el pedido y la recepción se pierden en una libreta o en la memoria del almacenista. Cuando el pedido, la recepción y la factura viven en el mismo sistema, cualquier diferencia entre ellos aparece sola. Pediste cuarenta, entraron treinta y ocho, te facturaron cuarenta: hay una nota de crédito pendiente de dos kilos. Nadie tiene que recordarlo.

Quién recibe en un hotel

En un hotel con almacén general, la mercancía del restaurante entra por el mismo almacén que las amenidades y la ropa blanca, y después cocina la pide con una requisición. En un hotel más pequeño, el chef o el jefe de cocina recibe directo. Cualquiera de los dos esquemas funciona si se cumple una regla: la persona que recibe no es la misma que pidió ni la misma que va a pagar. Recepción del hotel nunca debe firmar una remisión de alimentos, aunque sea la única que está despierta a esa hora.

Recepción de mercancía: pesar, contar, comparar

Recibir bien no es complicado, pero exige tiempo y una báscula. Los productos que se venden por peso se pesan: carnes, pescados, quesos, frutas y verduras. Los que se venden por pieza o por caja se cuentan: latas, botellas, huevo, empaques cerrados. Y todo se compara contra el pedido, no contra la remisión que trae el proveedor, porque la remisión la escribió él.

• Peso neto, sin caja ni hielo. Un pescado pesado con hielo puede traer un diez por ciento de agua que vas a pagar como pescado.
• Temperatura de llegada en refrigerados y congelados. Si llega fuera de rango, se rechaza en la puerta; una vez adentro del almacén, ya es problema tuyo.
• Fecha de caducidad y estado del empaque. Una caja golpeada de botellas se abre y se cuenta ahí mismo.
• Calidad contra la especificación: calibre del camarón, tamaño de la porción de pollo, madurez del aguacate. Lo que la cocina pidió, no lo que el proveedor tenía.
• Precio de la remisión contra el precio acordado. Un aumento sin aviso se detecta en la puerta, no cuando llega la factura.

Cada diferencia se anota en el momento y con el chofer presente. Una merma de entrada firmada por el chofer se cobra; una merma descubierta al día siguiente en la cámara es una discusión que casi siempre pierde el hotel.

Mermas de entrada: lo que pediste y lo que entró

La merma de entrada es la diferencia entre lo que se pidió y lo que se recibió en condiciones de venderse. No es la merma de cocina, que ocurre al limpiar y porcionar, ni la merma por caducidad, que ocurre cuando compras de más. Es la merma que ya venía en el camión. Conviene separarla por tipo, porque cada tipo tiene una salida distinta.

Lo importante es que la merma de entrada nunca se convierta en compra. Si entraron treinta y ocho kilos, el sistema registra treinta y ocho, y los dos que faltan quedan como reclamo abierto con el proveedor hasta que llegue la nota de crédito o la reposición. Así el costo de venta del mes refleja lo que la cocina tuvo disponible, no lo que el proveedor decidió facturar.

Devoluciones y notas de crédito

Una devolución es un reclamo con fecha de vencimiento. Si el hotel no la formaliza en pocos días, el proveedor la olvida y contabilidad paga la factura completa porque nadie le avisó. El procedimiento es corto y conviene que sea el mismo para todos los proveedores del restaurante del hotel.

1. En la puerta, con el chofer presente, anotar la diferencia en la remisión y hacer que la firme. Sin firma no hay reclamo.
2. Registrar la entrada en el sistema con la cantidad que realmente entró, no con la del pedido ni con la de la remisión.
3. Abrir el reclamo el mismo día: cantidad, motivo, foto si aplica, y enviarlo al proveedor por el canal acordado.
4. Avisar a contabilidad que la factura tiene un reclamo abierto para que no se pague completa.
5. Cerrar el reclamo cuando llegue la nota de crédito o la reposición, y ligarla a la entrada original para que el historial del proveedor quede completo.

Con ese historial, en tres meses sabes qué proveedor llega corto con frecuencia, cuál cambia de precio sin avisar y cuál nunca da problemas. Esa información vale más en una negociación anual que cualquier descuento por volumen.

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar el cálculo. No son datos de ningún hotel ni promedios de la industria. Sirven solo para seguir el razonamiento de cómo una merma de entrada mal registrada se convierte en costo.

En el ejemplo, el mismo restaurante del hotel, con la misma cocina y las mismas ventas, reporta un punto de costo más solo porque nadie pesó en la puerta. El chef va a la junta a explicar un desperdicio que no cometió. Y el punto de costo se repite cada mes mientras el proveedor siga entregando corto, porque nadie le está cobrando.

Cómo lo ve el contralor del hotel

Para el contralor, el restaurante es un centro de ingreso más dentro del hotel, con su propio costo y su propio inventario. Lo que necesita al cierre es que las entradas del mes coincidan con las facturas que contabilidad va a pagar, que los reclamos abiertos estén identificados y que el inventario final sea un conteo real, no una estimación. Si esas tres cosas están, el porcentaje de costo que reporta es defendible frente al dueño.

Cuando las entradas se registran en el mismo sistema donde cocina consume y donde el mesero vende, el contralor ve la cadena completa: lo que entró, lo que se pidió con requisición, lo que salió en platillos y lo que quedó en la cámara. La página del contralor (Contralor) explica qué reportes salen de esa cadena y la de cocina (Cocina) cómo se ve desde el otro lado de la puerta.

Qué hacer esta semana

1. Pon una báscula en la puerta de servicio del hotel y define quién recibe en cada turno; esa persona no pide ni paga.
2. Elige tus cinco productos de mayor valor y empieza a pesarlos en cada entrega, con la cantidad real anotada en la remisión.
3. Registra las entradas por lo recibido, no por lo facturado, y abre un reclamo por cada diferencia el mismo día.
4. Avisa a contabilidad de cada reclamo abierto antes de que pague la factura.
5. Al cierre del mes, compara compras facturadas contra compras recibidas y revisa cuánto costo del mes era en realidad merma de entrada.

Inn Restaurant registra pedidos, entradas y reclamos en el mismo lugar donde cocina consume y el restaurante del hotel vende, para que el costo del mes cuente solo lo que de verdad entró. Si quieres verlo con tus propios proveedores, la demo de quince minutos se agenda en la página de contacto (contacto).