Propinas en efectivo y propinas en tarjeta: cómo se registran sin inflar la venta del hotel

En el restaurante de un hotel la propina entra por más puertas que en cualquier otro restaurante: en efectivo sobre la mesa, en la terminal de tarjeta, escrita a mano sobre el cargo a la habitación y a veces dentro de un convenio de empresa. Cada puerta es una oportunidad de que la propina se confunda con venta, y cuando eso pasa el hotel paga impuestos sobre dinero que no es suyo y el mesero cobra menos de lo que le dejaron.

La propina no es venta, y el corte tiene que decirlo

La propina es dinero que el cliente le da al equipo de servicio. El hotel lo recibe en custodia, a veces lo procesa a través de su terminal, y lo entrega. Nunca es ingreso de alimentos y bebidas, nunca entra en el cálculo del consumo por habitación ocupada y nunca se suma al reporte que va al contralor como venta. En el estándar contable de la hotelería vive en una cuenta de pasivo: es algo que el hotel debe, no algo que ganó.

El problema es que el corte del turno es un solo documento y en la práctica la propina se sienta al lado de la venta. Si el punto de venta no tiene una columna propia para ella, el cajero la mete donde cabe: en efectivo, en tarjeta o en una nota al pie. Y esa nota al pie es la que termina inflando el número que el dueño mira en la mañana.

La regla que ordena todo lo demás: el corte tiene una sección de venta, dividida por método de pago, y una sección de propinas, dividida también por método. Las dos secciones se suman por separado y nunca se cruzan. El total de venta se concilia con el sobre, el banco y el PMS; el total de propinas se concilia con lo que se le paga al equipo.

Propina en efectivo: por qué no entra al cajón de venta

La propina en efectivo es la más sencilla y la que más se maneja mal, porque físicamente es idéntica al efectivo de la venta. El cliente deja 100 sobre la mesa, el mesero los recoge y los guarda. Hasta ahí no hay problema: ese dinero nunca debió tocar el cajón. El problema aparece cuando el mesero, por comodidad o por política mal explicada, lo mete al cajón “para que se cuente al final”.

Si entra al cajón, el arqueo de cierre arroja un sobrante que el cajero no puede explicar, o peor, un sobrante que compensa un faltante real y lo esconde. Por eso la propina en efectivo tiene su propio recipiente físico, separado del cajón, y su propio registro: al cierre, el capitán o el mesero cuenta el bote de propinas y lo anota en la sección de propinas del corte, en efectivo.

Ese registro no es para cobrar impuestos ni para controlar al mesero. Es para que el reparto del día tenga una base y para que, si un huésped reclama que dejó propina y “no la recibieron”, haya un número contra el cual responder.

Propina en tarjeta: el voucher, el lote y el adelanto

Cuando el cliente agrega propina en la terminal, el voucher sale por un importe mayor que la cuenta. La cuenta dice 800, el voucher dice 900. Los 100 de diferencia son propina en tarjeta, y el dinero no está en el hotel: está en el banco, llegará en unos días y llegará menos la comisión del adquirente. Mientras tanto el mesero quiere su propina hoy.

Aquí hay dos decisiones que cada hotel toma y debe dejar por escrito. La primera es si adelanta la propina en tarjeta en efectivo al cierre o la paga con la nómina. La segunda es quién absorbe la comisión del adquirente sobre la propina: el hotel o el mesero. No hay una respuesta única, pero sí una obligación: que el mesero sepa la regla antes de recibir el primer voucher.

En el corte, la propina en tarjeta vive en su sección, separada de la venta en tarjeta. La conciliación con la terminal se hace con las dos juntas: el lote de la terminal debe ser igual a venta en tarjeta más propina en tarjeta. Si adelantas la propina en efectivo, esa salida del cajón se registra como pago de propinas y se descuenta del sobre, con la lista de a quién se pagó cuánto.

El error que más duele

Registrar la propina en tarjeta como venta porque “así viene en la terminal”. Con eso el hotel declara una venta que no existió, paga impuesto sobre ella, infla el consumo por habitación ocupada y, cuando el contralor concilia con el banco, el depósito nunca cuadra. Es el error más caro por la cantidad de reportes que contamina.

Propina sobre el cargo a la habitación y en el convenio de empresa

En el restaurante del hotel hay una propina que no existe en ningún otro restaurante: la que el huésped escribe a mano sobre la cuenta que firma a su habitación. Ese importe viaja con el cargo al folio, recepción lo cobra al hacer la salida y el hotel se queda con un dinero que le pertenece al mesero. Si el PMS no lo separa, se cobra como si fuera consumo y nadie se lo paga a nadie.

La solución tiene dos partes. Al enviar el cargo al folio, el punto de venta debe mandar dos líneas, no una: el consumo, que es venta de alimentos y bebidas, y la propina, que es un cargo aparte con su propio código. Así recepción lo cobra completo y el contralor sabe cuánto de lo cobrado es propina pendiente de pagar. La página de cargo a la habitación (Cargo a la habitación) describe cómo se separa cada línea antes de enviarla.

En las cuentas de empresa la pregunta es previa: ¿el convenio permite propina? Algunos convenios cubren alimentos hasta un tope y nada más; otros incluyen un porcentaje de servicio fijo. Lo que no puede pasar es que el ejecutivo escriba una propina, la cuenta se cierre al convenio y la empresa reciba a fin de mes una factura con un importe que nadie negoció. Define la regla en el convenio y haz que el punto de venta la respete.

Cómo se paga al mesero: reparto y registro

El reparto es una política del hotel, no del sistema: por mesero, por equipo del turno, con o sin participación de cocina y bar. Lo que el sistema sí debe hacer es darle al reparto una base clara y dejar rastro del pago. Un procedimiento que funciona en la mayoría de los hoteles:

1. Al cierre del turno, el corte muestra el total de propinas por método: efectivo contado en el bote, tarjeta según los vouchers y folio según los cargos enviados con línea de propina.
2. El capitán o gerente de turno aplica la regla de reparto acordada y genera la lista de cuánto le corresponde a cada persona.
3. Las propinas en efectivo se entregan en el momento contra firma en la lista. Las de tarjeta y folio se adelantan en efectivo o se acumulan para nómina, según la política escrita.
4. Si se adelantan en efectivo, la salida del cajón se registra como pago de propinas, con la lista firmada como comprobante, y se descuenta del sobre que va a caja general.
5. El contralor concilia cada semana: propinas registradas en el corte contra propinas pagadas, por método. Lo que falta por pagar es un pasivo del hotel con nombre y apellido.

Sobre impuestos y retenciones no hay una regla universal: cada país trata la propina de manera distinta. Lo que sí es universal es que el contralor necesita el registro por método para aplicar lo que corresponda. Sin registro no hay forma de cumplir, y la propina termina siendo dinero informal dentro de un hotel formal.

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar la mecánica del corte y del reparto. No son datos de ningún hotel. El restaurante del hotel cierra el turno de la cena con una venta de 20,000 sin impuesto: 5,000 en efectivo, 9,000 en tarjeta y 6,000 en cargo a la habitación. Las propinas del turno fueron 500 en efectivo en el bote, 900 en los vouchers de tarjeta y 600 escritas sobre los cargos al folio.

Si el cajero hubiera metido las propinas a la venta, el reporte de la noche diría 22,000 y el consumo por habitación ocupada subiría un diez por ciento sin que nadie hubiera comido más. El contralor buscaría 22,000 en el sobre, el banco y el PMS y no los encontraría en ningún lado. Con la separación, la venta es 20,000, el pasivo con el equipo es 2,000 y cada fuente externa cuadra con su columna.

Si el hotel adelanta las propinas de tarjeta y folio en efectivo al cierre, del cajón salen 1,500 registrados como pago de propinas, el sobre a caja general lleva 3,500 en lugar de 5,000, y el corte lo muestra con la lista firmada. Nada se pierde: solo cambió de bolsillo con registro.

Errores que inflan la venta o le roban al mesero

• Sumar la propina de la terminal a la venta en tarjeta. Infla la venta y el impuesto, y el depósito del banco nunca cuadra.
• Meter la propina en efectivo al cajón. Genera sobrantes falsos que esconden faltantes reales.
• Enviar al folio una sola línea con consumo y propina juntos. Recepción cobra todo como consumo y la propina se queda en el hotel.
• Pagar propinas del cajón sin lista firmada. El sobre llega corto y nadie puede demostrar por qué.
• Dejar que el convenio de empresa reciba propinas que no negoció. Termina en una nota de crédito y en una llamada incómoda con la empresa.

Qué hacer esta semana

1. Abre el corte de anoche y verifica que las propinas estén en una sección separada de la venta, por método. Si no lo están, esa es la primera corrección.
2. Pon un recipiente físico para propinas en efectivo, fuera del cajón, y anúncialo al equipo con la regla de que nada de propina entra al cajón.
3. Revisa con recepción si los cargos al folio del restaurante llegan con la propina en línea aparte. Si llegan en una sola línea, acuerda el cambio con el contralor.
4. Escribe la política de propinas en tarjeta: adelanto o nómina, y quién absorbe la comisión. Entrégala firmada a cada mesero.
5. Toma el lote de la terminal de anoche y confirma que sea igual a venta en tarjeta más propinas en tarjeta.

Inn Restaurant registra la propina por método en su propia sección del corte, envía el cargo al folio con la propina en línea aparte y genera la lista de reparto que el mesero (Mesero) firma al cobrar, con la salida del cajón registrada en la caja (Caja y cortes). Si quieres ver cómo se ve el corte de tu hotel con las propinas separadas, la demo de quince minutos se agenda en (contacto).