Las cuentas del departamento de alimentos y bebidas bajo el estándar de la hotelería: qué va en cada una

En la junta mensual del hotel el director de alimentos y bebidas presenta una utilidad y el contralor presenta otra, y las dos salen de los mismos tickets. La diferencia casi nunca es de aritmética: es de a qué cuenta fue a parar cada cosa. El estándar contable de la hotelería existe para que esa discusión no ocurra, porque define línea por línea qué es ingreso del departamento, qué es costo, qué es nómina y qué es gasto, y también qué no le pertenece aunque pase por el restaurante.

Por qué alimentos y bebidas tiene su propio estado

Bajo el estándar uniforme de la hotelería, que la industria conoce como USALI, cada departamento que genera ingreso tiene su propia cédula: habitaciones, alimentos y bebidas, y los demás departamentos operados. Cada cédula termina en una utilidad departamental, que es lo que ese departamento deja después de sus costos directos y antes de los gastos que comparte con todo el hotel. Si nunca has leído qué es y por qué te sirve aunque tu hotel sea pequeño, hay un texto completo sobre el tema (Qué es USALI y por qué te conviene aunque tengas veinte habitaciones).

La utilidad departamental de alimentos y bebidas es la cifra con la que se juzga al director del área, y por eso importa tanto qué entra y qué no. Si le cargas la luz de la cocina, la castigas por algo que no controla. Si le quitas la cortesía que el gerente general autorizó, la premias por algo que no vendió. La cédula tiene cuatro bloques y cada uno tiene reglas claras.

Bloque uno: ingresos

El ingreso del departamento se separa en tres líneas principales, y las tres se reportan netas: sin impuesto, sin propina y con descuentos y cortesías ya restados.

Ingreso de alimentos

Todo lo comestible que se vendió en cualquier punto de consumo: restaurante, cafetería, room service, bar de alberca, banquetes y minibar, en su parte de alimentos. Incluye el desayuno incluido en la tarifa, valuado con el criterio de reparto que el hotel haya definido, porque ese desayuno se produjo en tu cocina y su costo está en tu inventario.

Ingreso de bebidas

Todo lo que se bebe: alcohol, refrescos, café, agua embotellada, jugos. La separación entre alimentos y bebidas no es cosmética: cada una tiene su propio costo de venta y su propio porcentaje, y un contralor con experiencia mira los dos por separado porque un bar que cobra bien puede esconder una cocina que no.

Otros ingresos del departamento

• Renta de salones para eventos, cuando la cobra el departamento de alimentos y bebidas.
• Cargos por servicio obligatorios que el hotel retiene, distintos de la propina voluntaria que es del mesero.
• Cover, descorche, renta de equipo audiovisual en banquetes y cualquier cargo relacionado con un evento.
• Ingresos misceláneos del departamento: venta de productos de la carta para llevar, tarjetas de regalo canjeadas en el restaurante.

Los descuentos, cortesías y ajustes se restan del ingreso bruto para llegar al ingreso neto. En la cédula se ven como una línea negativa, no desaparecen. Ese detalle es el que permite al contralor saber cuánto vendió el restaurante y cuánto decidió no cobrar, como se explica en la guía del corte de caja por punto de consumo (Guía del corte de caja por punto de consumo en un hotel).

Bloque dos: costo de venta

El costo de venta es lo que costaron los insumos de lo que vendiste, y se calcula por separado para alimentos y para bebidas. La fórmula es la misma en los dos casos: inventario inicial, más compras del periodo, menos inventario final. Eso te da el consumo. Pero el consumo no es todavía el costo de venta.

Del consumo se restan las salidas que no fueron ventas: la comida del personal, que bajo el estándar se transfiere a prestaciones de nómina; las cortesías a huéspedes por decisión de la gerencia, que se transfieren al gasto correspondiente; y las transferencias a otros departamentos, como el agua que se pone en las habitaciones. Lo que queda es el costo de lo que sí se vendió, y ese es el número que se divide entre el ingreso para obtener el porcentaje de costo.

• Costo de alimentos: consumo de cocina menos comidas de personal, cortesías y transferencias. Se compara contra el ingreso de alimentos.
• Costo de bebidas: consumo de barra menos cortesías y transferencias. Se compara contra el ingreso de bebidas.
• Costo de otros ingresos: lo que costó producir el otro ingreso, si aplica, como el equipo rentado para un evento.

La resta entre ingreso neto y costo de venta es la utilidad bruta del departamento. Todavía no es utilidad: falta la gente y falta todo lo demás.

Bloque tres: nómina y relacionados

La nómina del departamento es el sueldo de toda la gente que trabaja en él: cocineros, ayudantes, stewards, meseros, capitanes, cajeros del restaurante, el gerente del área y el chef. Se separa en sueldos y salarios, bonos e incentivos, y costos relacionados: cuotas patronales, prestaciones, comidas de personal (las que salieron del costo de venta), uniformes cuando el estándar los considera prestación, y capacitación.

Dos cosas que confunden. Primera: la propina voluntaria no es nómina ni ingreso; es dinero del mesero que el hotel solo administra. El cargo por servicio obligatorio que el hotel reparte al personal sí pasa por nómina como pago distribuido. Segunda: el personal de mantenimiento que arregla la estufa no es nómina de alimentos y bebidas aunque pase el día en la cocina; es nómina de mantenimiento, que es un departamento no distribuido.

Bloque cuatro: otros gastos del departamento

Aquí va todo lo que el departamento gasta directamente para operar y que no es insumo ni gente. La lista del estándar es larga; estas son las líneas que un restaurante de hotel usa casi siempre.

• Loza, cristalería, plata y mantelería: las reposiciones del periodo, no la compra inicial que se capitaliza.
• Lavandería y tintorería de mantelería y uniformes, cuando la hace un tercero o se cobra internamente.
• Suministros de limpieza y de operación: detergentes, papel, desechables, productos de cocina menores.
• Menús, impresión y papelería del restaurante.
• Música, entretenimiento y decoración del salón y de los eventos.
• Licencias y permisos del punto de consumo, incluidas las de venta de alcohol.
• Servicios contratados del departamento: control de plagas de cocina, mantenimiento de campanas, afilado.
• Combustible de cocina cuando se mide aparte, renta de equipo, cuotas y suscripciones, y reservaciones.
• Gasto de sistemas del departamento cuando el hotel decide asignar el punto de venta al área, según su política.

Lo que resulta de restar nómina y otros gastos a la utilidad bruta es la utilidad departamental de alimentos y bebidas. Es la cifra que se compara mes contra mes y contra el mismo mes del año anterior, y la que el director del área tiene que poder explicar línea por línea.

Lo que no va en el departamento aunque pase por el restaurante

La mitad de las discusiones entre el director de alimentos y bebidas y el contralor son por gastos que alguien metió a la cédula y no le pertenecen. El estándar los saca a propósito para que la utilidad departamental mida lo que el departamento controla.

Un matiz honesto: el estándar deja algunas decisiones a la política del hotel, como dónde va el sistema de punto de venta o cómo se valúa el desayuno incluido. Lo importante no es acertar la línea perfecta sino elegir una, escribirla y no cambiarla cada mes.

Un ejemplo ilustrativo, línea por línea

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar cómo se arma la cédula y cómo se leen los porcentajes. No son datos de ningún hotel ni de la industria. Es un mes del departamento de alimentos y bebidas de un hotel con restaurante, bar y room service.

Léelo como lo lee un contralor. El costo de alimentos es 32 % de su propio ingreso y el de bebidas 25 %; cada uno se juzga contra su propia línea, nunca contra el total. La nómina se lleva 30 centavos de cada peso vendido y es el gasto más grande del departamento, por encima del costo de venta. Y la utilidad departamental, 135,000, es lo que alimentos y bebidas aporta al hotel antes de la luz, el mantenimiento, la mercadotecnia y la renta.

Si el mes siguiente el ingreso se queda en 450,000 y la utilidad baja a 120,000, la cédula te dice en qué bloque se perdieron los 15,000: si el costo de alimentos subió a 35 %, si entró un cocinero más o si la reposición de loza se disparó. Sin la cédula solo sabes que ganaste menos.

Lo que el punto de venta debe entregar

La cédula no se llena sola: el contralor la arma con lo que el sistema del restaurante le da, y si el sistema le da un total de ventas y nada más, el contralor adivina. Estos son los datos mínimos que el punto de venta del restaurante del hotel tiene que producir cada noche para que la cédula se llene sin reclasificar a mano.

1. Cada producto de la carta clasificado como alimento, bebida u otro ingreso desde el catálogo, para que el ingreso salga separado sin que nadie lo reparta después.
2. Cada venta con su punto de consumo: restaurante, bar, cafetería, room service, banquetes, para que el ingreso se pueda ver por centro.
3. Impuesto y propina separados de la venta desde el ticket, nunca sumados y restados después.
4. Descuentos y cortesías con motivo, para que el contralor sepa cuáles restan del ingreso y cuáles se transfieren a gasto.
5. Cargos a la habitación ligados al folio del huésped, para que ese ingreso quede en alimentos y bebidas aunque el dinero entre por recepción.
6. Comidas de personal registradas a costo, para que salgan del costo de venta y entren a nómina relacionada.

Cuando el punto de venta entrega esos seis datos, la cédula es un reporte, no un proyecto de fin de mes. La página de reportes (Reportes) muestra cómo se ven las líneas de ingreso ya separadas y la página para el contralor (Contralor) qué exporta el sistema para cruzar contra el inventario y la nómina.

Qué hacer esta semana

1. Revisa el catálogo del punto de venta y marca cada producto como alimento, bebida u otro. Los que estén sin clasificar son ingreso que hoy se reparte a ojo.
2. Confirma que impuesto y propina salen separados en el reporte diario de ventas. Si vienen sumados, el ingreso neto está mal desde el origen.
3. Escribe en una página la política del hotel para el desayuno incluido, las comidas de personal y las cortesías, y compártela con el chef y con el contralor.
4. Saca de la cédula del mes pasado cualquier gasto de energía, mantenimiento, tarjeta o mercadotecnia que se haya colado, y reclasifícalo.
5. Calcula el costo de alimentos y el de bebidas por separado, cada uno contra su propio ingreso, y compáralos con el mismo mes del año anterior.
6. Pide al sistema del restaurante el ingreso por punto de consumo del último mes. Si no lo da, ya sabes qué falta.

Inn Restaurant clasifica cada producto como alimento, bebida u otro ingreso desde el catálogo, separa impuesto y propina en el ticket, registra descuentos con motivo y liga el cargo a la habitación al folio, para que la cédula del departamento bajo el estándar de la hotelería salga del sistema y no de una hoja de cálculo. Si quieres ver cómo se arma con los datos de tu hotel, la demo de quince minutos se agenda en la página de contacto (contacto).