Inventario de alimentos en un hotel con cinco puntos de consumo: un almacén, varias salidas

El almacén de tu hotel recibe las compras de alimentos una o dos veces por semana. De ahí sale producto para el restaurante, el bar, el room service, el bar de alberca y la cafetería del lobby, cada uno con su horario, su cocinero y su corte de caja. Al final del mes el contralor tiene un costo de alimentos del hotel, y cuando pregunta cuánto de ese costo es del bar de alberca, la respuesta es un encogimiento de hombros. El almacén sabe qué entró. Nadie sabe bien a dónde fue.

Un almacén y cinco salidas: el problema de atribución

En un restaurante de calle el inventario es sencillo: lo que entra al almacén sale a una cocina y se vende en un comedor. El costo de alimentos es una fracción de una sola venta. En un hotel el mismo producto puede salir a cinco lugares con cinco ventas distintas, y el porcentaje de costo de cada punto de consumo depende de que la salida del almacén se haya registrado a nombre del punto correcto.

Sin esa atribución, el hotel tiene un costo de alimentos global, digamos del 26 %, que esconde un restaurante en 25 % y un room service en 32 %. El promedio se ve razonable, y el punto que está mal nunca aparece. Y el estándar contable de la hotelería pide precisamente lo contrario: ingreso y costo por punto de consumo, para que cada uno tenga su propio resultado.

La atribución no es un problema de software; es un problema de disciplina en tres movimientos: la requisición, la transferencia y el conteo. El software solo hace que la disciplina sea posible en treinta segundos en vez de en una hoja de cálculo al final del mes.

Requisiciones por punto: la salida del almacén es el costo del punto

Una requisición es el documento con el que un punto de consumo pide producto al almacén. El bar pide doce botellas y tres kilos de limón; el almacén las entrega y las descuenta de su inventario. En ese momento el costo de esas doce botellas deja de ser del almacén y pasa a ser del bar. Eso es todo el sistema: el costo de un punto de consumo es la suma de sus requisiciones, ajustada por su propio inventario.

Qué debe llevar una requisición

• El punto de consumo que pide, con la persona responsable que firma o autoriza.
• Producto, cantidad y unidad, en la misma unidad en que el almacén lleva su inventario.
• El costo unitario al momento de la salida, tomado del almacén, no estimado por quien pide.
• Fecha y turno, para que el costo caiga en el periodo correcto.
• Un estado: pedida, surtida parcial, surtida completa, para que lo que no se entregó no se cargue al punto.

La requisición que más se salta es la del room service (Servicio a la habitación), porque suele preparar en la misma cocina del restaurante y toma producto de la misma cámara. Si no requisita por separado, todo su costo se carga al restaurante, y el room service parece rentable cuando en realidad está consumiendo producto que otro punto paga.

Transferencias entre puntos: el movimiento que nadie registra

El sábado a las cuatro de la tarde al bar de alberca (Bar de alberca) se le acaban los limones y el hielo. El mesero cruza al restaurante y se lleva una caja. Nadie anota nada. Al cierre del mes el restaurante tiene un costo de limón que no corresponde a sus ventas, y la alberca tiene un costo demasiado bajo. Ese movimiento se llama transferencia, y es la fuga de atribución más común en un hotel.

La transferencia debe registrarse igual que una requisición, pero entre dos puntos en vez de entre el almacén y un punto: quién da, quién recibe, qué, cuánto y a qué costo. En la práctica, el registro solo ocurre si es más fácil que no hacerlo: un mesero con la comandera en la mano debería poder registrar “una caja de limón, del restaurante a la alberca” en el tiempo que tarda en cargarla.

Hay transferencias que van en sentido contrario y también se olvidan: el bar devuelve al restaurante lo que no usó en la noche, o la cafetería manda a la cocina el pan que sobró del desayuno. Sin registro, todo eso se convierte en merma aparente en un punto y en costo escondido en otro.

Inventario en el punto e inventario en el almacén

Cada punto de consumo tiene su propio inventario pequeño: la barra del bar, el refrigerador del bar de alberca, la estación del room service. Si no se cuenta, el costo del punto es solo lo que requisitó, y eso sobreestima el costo en el mes en que se abasteció mucho y lo subestima en el mes en que consumió lo abastecido.

El conteo del punto no tiene que ser tan fino como el del almacén. Basta con contar al cierre del mes, o de la semana, los productos de mayor valor y los que más se mueven: licores en el bar, proteínas en la estación del room service, cerveza y refresco en la alberca. El almacén sí se cuenta completo, porque es el origen de todo el costo.

La fórmula por punto es la misma que la del hotel entero: inventario inicial del punto más requisiciones recibidas más transferencias recibidas menos transferencias entregadas menos inventario final del punto. Eso es el costo de alimentos del punto en el periodo, y dividido entre su venta neta da su porcentaje.

El costo que se atribuye a cada punto

Con requisiciones, transferencias y conteos, el contralor (Contralor) puede armar el cuadro que el estándar de la hotelería espera: cada punto con su ingreso, su costo y su porcentaje, y el almacén con su inventario, que no es costo hasta que sale. Lo que queda en el almacén al final del mes es un activo, no un gasto, y confundir los dos es la razón más común por la que el costo del hotel salta de un mes a otro sin que cambie nada en la operación.

También aparecen las salidas que no son de ningún punto de consumo y que igual hay que atribuir: consumo de personal, cortesías del gerente, producto para el desayuno incluido en la tarifa. Cada una necesita su propio destino en el registro, porque si se cargan al restaurante inflan su costo, y si no se cargan a nadie desaparecen en la merma.

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar el cálculo. No corresponden a ningún hotel real ni a ningún promedio de la industria. Para simplificar, se supone que el inventario de cada punto de consumo es igual al inicio y al final del mes, así que el costo del punto es lo que recibió menos lo que entregó.

El almacén del hotel empieza el mes con 20,000 en inventario, compra 100,000 y termina con 25,000. Las salidas del almacén son 20,000 + 100,000 − 25,000 = 95,000. Esas salidas se repartieron en requisiciones: restaurante 55,000, bar 15,000, room service 8,000, bar de alberca 7,000 y cafetería 10,000, que suman exactamente 95,000. Durante el mes hubo una transferencia registrada de 2,000 del restaurante al bar de alberca.

El total del hotel, 95,000 sobre 367,000, es 25.9 %, que se ve bien en la junta. Pero el room service está en 32 % y la alberca en 30 %, y esos dos puntos no se habrían visto sin la atribución. En el room service la causa suele ser el empaque y la porción; en la alberca, la transferencia sin registro que en este ejemplo sí se registró. Si no se hubiera registrado, el restaurante habría cargado con 55,000 y la alberca con 7,000, es decir 23 % en lugar de 30 %, y el problema habría quedado escondido.

Errores comunes en el inventario de un hotel

• Cargar todo el costo de alimentos al restaurante porque “es donde está la cocina”, y dejar al room service y a la alberca sin costo propio.
• Contar el inventario del almacén pero no el de los puntos, y llamar costo a lo que solo es abastecimiento.
• Registrar las requisiciones a precio estimado por quien pide, en vez del costo real de salida del almacén.
• Permitir transferencias verbales entre puntos, sobre todo los fines de semana, cuando más se mueven.
• No dar destino propio al consumo de personal, a las cortesías ni al desayuno incluido, y dejar que se pierdan en la merma.
• Cerrar el inventario en una fecha y las ventas en otra, de modo que el costo y el ingreso del punto no hablan del mismo periodo. La guía del corte por punto de consumo (/blog/guia-del-corte-de-caja-por-punto-de-consumo) explica cómo alinear las dos fechas.

Qué hacer esta semana

1. Haz una lista de los puntos de consumo de tu hotel que hoy toman producto sin requisición propia. Casi siempre son el room service y el bar de alberca.
2. Abre una requisición separada para cada uno desde este fin de semana, aunque sea en papel, con producto, cantidad, costo de salida y firma.
3. Registra durante siete días todas las transferencias entre puntos, en una hoja junto a la cámara, y suma cuánto se movió sin pasar por el almacén.
4. Cuenta al cierre de la semana los diez productos de más valor en cada punto, no solo en el almacén.
5. Define un destino propio para el consumo de personal, las cortesías y el desayuno incluido, y acuérdalo con el contralor.
6. Calcula el costo sobre venta de cada punto con la fórmula del artículo y compáralo con el porcentaje global del hotel.

Inn Restaurant lleva el almacén y el inventario de cada punto de consumo del hotel en el mismo lugar, con requisiciones y transferencias que se registran desde la comandera y un costo atribuido por punto que el contralor ve junto a la venta neta de ese punto. Si quieres ver cómo se reparte el costo de tu hotel entre cinco salidas, la demo de 15 minutos se agenda en la página de contacto (contacto).