Guía para el auditor nocturno: qué revisar del restaurante antes de cerrar el día del hotel

A las once de la noche el restaurante ya cerró, el bar está por cerrar y la persona que hace la auditoría nocturna del hotel tiene una lista larga de cosas que revisar antes de correr el cierre del día. El restaurante suele ser la parte que se hace más rápido y peor: se toma el corte que dejó el cajero, se suma y se sigue. Esta guía propone otra forma: veinte minutos, cuatro bloques y una regla: nada del restaurante se cierra sin cruzarlo con los folios.

Por qué el restaurante entra en la auditoría nocturna

El cierre del día de un hotel mueve la fecha contable: todo lo que pasó hoy se sella y desde mañana ya no se corrige sin dejar rastro. Si el restaurante cierra mal, los errores se sellan también. Un cargo a la habitación que no llegó al folio se vuelve una venta que nadie va a cobrar. Una cortesía sin motivo se vuelve un gasto sin dueño. Una cuenta abierta se vuelve una venta del día equivocado.

Además, el restaurante es la fuente de la mayoría de los reclamos que recepción atiende a la mañana siguiente. El huésped que hace su salida a las siete ve el folio antes de que nadie del restaurante haya llegado. Si el auditor nocturno no revisó los cargos, recepción resuelve el reclamo sin información y casi siempre a favor del huésped, con cargo al restaurante.

Por último, el reporte diario que ve el dueño y el contralor sale de este cierre. Si el consumo por habitación ocupada del día está mal porque un punto de consumo no cerró su corte, el indicador de todo el mes carga ese error. Veinte minutos bien usados en la noche ahorran horas al contralor en la mañana.

Antes de empezar: qué tener a la mano

La auditoría del restaurante es rápida solo si todo está en el mismo lugar. Antes de arrancar el reloj, asegúrate de tener a la vista estos elementos, de preferencia en una sola pantalla y no en cuatro hojas impresas.

• El corte de cada punto de consumo del día: restaurante, bar, alberca, room service y cualquier otro que haya vendido.
• El reporte de cargos a la habitación del día, con folio, habitación, hora, punto de consumo y quién lo hizo.
• La lista de cargos recibidos en los folios de recepción para el mismo día, con la misma información.
• El reporte de cortesías, descuentos y anulaciones del día, con motivo y autorizador.
• La lista de cuentas abiertas al momento de la revisión, con el nombre del mesero y el punto de consumo.
• El reporte de salidas de mañana, para saber qué huéspedes van a ver su folio en las próximas horas.

Si alguno de esos elementos no existe o no se puede sacar del sistema, la guía sigue siendo válida, pero el tiempo se multiplica. La página de reportes (Reportes) muestra cómo se ven estos seis elementos cuando salen de la misma fuente.

Minutos 1 a 5: los cortes de cada punto de consumo

El primer bloque responde una sola pregunta: ¿cada punto de consumo cerró su corte, y el corte cuadra? Se revisa punto por punto, no en total, porque un sobrante en el bar puede estar tapando un faltante en la alberca.

Para cada punto se comprueban tres cosas: que el corte existe y está firmado por quien entregó el efectivo; que el efectivo declarado coincide con el efectivo que el sistema esperaba, o que la diferencia está explicada por escrito; y que las ventas en tarjeta coinciden con el cierre de la terminal bancaria del punto. Un punto que no cerró no se cierra por el auditor: se llama al gerente del restaurante y se deja constancia.

La regla de oro de este bloque es no cerrar el corte de nadie. El auditor nocturno revisa; no declara efectivo que no contó. Si el bar sigue abierto a esa hora, su corte se revisa con el cierre del día siguiente y se anota que quedó pendiente. La guía del corte de caja por punto de consumo (Guía del corte de caja por punto de consumo en un hotel) detalla cómo debe verse cada corte para que este bloque tome cinco minutos y no veinte.

Minutos 6 a 12: los cargos a la habitación contra los folios

Este es el bloque más importante y el que casi nunca se hace. El punto de venta dice cuántos cargos a la habitación se hicieron hoy y por cuánto. Los folios de recepción dicen cuántos cargos recibieron hoy y por cuánto. Los dos números deben ser iguales, en cantidad y en importe. Cuando no lo son, hay un consumo que el huésped no va a pagar o un cargo que va a reclamar.

El cruce toma seis minutos si los cargos nacieron con el folio verificado, porque el punto de venta y recepción están viendo la misma estancia. Toma una hora si el número de habitación se tecleó en un campo de texto y cada cargo hay que buscarlo a mano. La página de cargo a la habitación (Cargo a la habitación) explica esa diferencia desde el momento en que el huésped dice “A mi habitación, por favor.”

Minutos 13 a 17: cortesías, anulaciones y descuentos

El tercer bloque no busca culpables: busca huecos. Se abre el reporte del día de todo lo que redujo el importe de una cuenta y se leen tres columnas: motivo, autorizador e importe. Lo que se busca son motivos vacíos, autorizaciones del propio mesero sobre su propia cuenta e importes fuera de lo normal para el punto de consumo.

Una cortesía de bienvenida de un café tiene sentido en el restaurante. Una cortesía de una botella completa en el bar a las once de la noche sin autorizador no tiene sentido y debe quedar anotada para que el gerente la vea a primera hora. El auditor no la revierte: la señala. Revertir es del gerente, con la persona presente.

Las anulaciones después de que el artículo salió de cocina merecen atención especial. Si el rastro dice que el platillo se envió a las 20:10 y se anuló a las 21:30 sin motivo, ese platillo se sirvió y se comió. Es el lugar clásico por donde se va consumo en un restaurante de hotel, junto con los otros que describe el artículo sobre los ocho lugares por donde se pierde consumo (Los ocho lugares por donde se pierde consumo en un hotel).

Minutos 18 a 20: cuentas abiertas y el cierre del día

Antes de sellar la fecha, se mira la lista de cuentas abiertas. Cada una es una venta de hoy que va a aparecer mañana si no se cierra, y eso distorsiona los dos días. Las cuentas del bar que sigue abierto son legítimas y se dejan. Las cuentas del restaurante, que cerró hace dos horas, no deberían existir: cada una tiene un nombre de mesero y una historia, y ambas se anotan.

Con los cuatro bloques listos, el auditor corre el cierre del día del hotel. Deja un reporte corto para el gerente del restaurante y para el contralor: puntos que no cerraron, diferencias de efectivo con su explicación, cargos que no cruzaron, cortesías y anulaciones señaladas y cuentas abiertas al cierre. Ese reporte es lo primero que recepción y el restaurante leen en la mañana, y es lo que evita que el reclamo de las siete se resuelva a ciegas.

Un ejemplo ilustrativo de una noche con dos hallazgos

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar el cálculo. El hotel tiene cuatro puntos de consumo abiertos hoy. Así se ve la noche del auditor.

Bloque uno: los cuatro cortes cuadran, 4,700 esperados y 4,700 declarados. Bloque dos: el punto de venta reporta 31 cargos a la habitación por 12,600; los folios de recepción recibieron 30 cargos por 12,100. Falta uno de 500. Se localiza por hora: un cargo de la alberca a las 16:40 a la habitación 412, cuyo huésped hizo su salida a las 15:00. El cargo se hizo a una estancia que ya no existía. Primer hallazgo: 500 que se convierten en cuenta por cobrar con el nombre del mesero y el detalle, para que el gerente decida en la mañana.

Bloque tres: cinco cortesías por 1,150 en total. Cuatro tienen motivo y autorizador. Una, de 350 en el bar, no tiene ninguno de los dos. Segundo hallazgo: se anota para el gerente, no se revierte. Bloque cuatro: dos cuentas abiertas, ambas en el bar, que sigue sirviendo. Se dejan. El auditor cierra el día con un reporte de seis líneas y se lleva veinte minutos. Sin la revisión, los 500 se habrían perdido y los 350 se habrían sumado a un total de cortesías que nadie mira.

Qué hacer esta semana

1. Pregunta a quien hace la auditoría nocturna cuánto tiempo dedica hoy al restaurante y qué revisa. Si la respuesta es “sumo el corte”, empieza por el bloque dos.
2. Haz el cruce de cargos a la habitación de una sola noche: cantidad e importe enviados contra recibidos. Anota cuánto tardaste.
3. Imprime esta lista de cuatro bloques, colócala en el escritorio del auditor y pídele que la use tres noches seguidas.
4. Define con el gerente del restaurante que las cuentas abiertas al cierre del día se explican por escrito, no se cierran en silencio.
5. Acuerda que el reporte nocturno de seis líneas llegue a recepción antes de la primera salida del día.

Inn Restaurant entrega el corte por punto de consumo, el reporte de cargos por folio y el de cortesías con motivo en la misma pantalla, para que este bloque de veinte minutos sea de veinte minutos. Si quieres ver cómo se hace el cruce con recepción, la demo de 15 minutos se agenda en la página de contacto (contacto).