El reporte que el contralor quiere el día uno del mes y por qué llega el día ocho
El contralor del hotel pide el cierre de alimentos y bebidas el primer día del mes. Llega una semana después, con ajustes a mano y con cargos a la habitación que nadie sabe de quién eran. Aquí está la anatomía de esos ocho días y cómo se convierten en uno.
El primer día del mes el contralor del hotel necesita el cierre de alimentos y bebidas para armar el estado de resultados, pagar comisiones, facturar convenios y contestarle al dueño. Y el primer día del mes lo que tiene es una promesa. El reporte llega el día ocho, y cada día de retraso tiene una causa concreta que se puede quitar.
Qué contiene el reporte que pide
- Ingreso neto por punto de consumo: restaurante, bar, room service, alberca, eventos, sin impuesto ni propinas.
- Cargos a la habitación del mes conciliados contra los folios de recepción, con cero diferencias sin explicar.
- Cortes de caja de cada punto con efectivo, tarjeta, cargo a folio y cortesías cuadrados.
- Cortesías y descuentos con motivo y autorizador, porque bajan el ingreso y suben el costo.
- Consumo de convenios corporativos por cuenta, para facturar a cada empresa lo que su gente consumió.
- Costo de alimentos y bebidas del mes: inventario inicial, compras, inventario final.
- Indicadores: consumo por habitación ocupada, captura, cheque promedio, cubiertos, por punto de consumo.
Ninguna de esas piezas es difícil por sí sola. El problema es que viven en sistemas distintos, con fechas de corte distintas, y alguien tiene que cuadrarlas a mano. Ese alguien casi siempre es la persona más cara del departamento administrativo.
Anatomía de los ocho días
| Día | Qué pasa | Por qué |
|---|---|---|
| 1 y 2 | Se esperan los cortes de caja de todos los puntos. | Cada punto cierra a su hora y algunos cierran en papel. |
| 3 y 4 | Se concilian los cargos a la habitación contra recepción. | Cargos con número de habitación tecleado que no coinciden con ningún folio, huéspedes que ya salieron, importes que no cuadran. |
| 5 | Se levanta el inventario y se calcula el costo. | El inventario final se cuenta después de que el mes ya cerró. |
| 6 | Se separan los consumos por convenio corporativo. | Los cheques de empresa se identifican por un nombre escrito en una nota. |
| 7 | Se revisan cortesías y descuentos. | Sin motivo capturado, cada una se pregunta al gerente. |
| 8 | Se ajusta, se firma y se entrega. | Los ajustes de los días anteriores mueven los indicadores y hay que rehacerlos. |
Lo que la tabla muestra es que el cierre no tarda por contabilidad. Tarda porque la operación no dejó el mes cerrado. Cada día es una dependencia entre un sistema que sabe una parte y otro que sabe otra, y entre las dos hay una persona con una hoja de cálculo y un teléfono.
La dependencia que se come más días: la conciliación de cargos
Cuando el cargo a la habitación es un campo de texto donde el mesero escribe “214”, el punto de venta no sabe si la 214 estaba ocupada, si el huésped ya había hecho la salida o si en realidad era la 241. Recepción recibe el cargo, lo pega al folio que encuentra o lo deja en una cuenta de diferencias. A fin de mes, alguien tiene que ir cheque por cheque.
El cargo verificado contra la estancia elimina esa conciliación en la fuente: el cargo nace en el folio correcto o no nace. En otra entrada del blog explicamos por qué un campo de texto no basta (Cargo a la habitación: por qué un campo de texto no basta). Lo que importa para el cierre es que la conciliación deja de ser una tarea y se vuelve una verificación de que las diferencias son cero.
Un ejemplo ilustrativo del tiempo que cuesta
Cifras inventadas para mostrar el cálculo. Un hotel con 1,800 cargos a la habitación al mes y 3 % de cargos con problema tiene 54 casos que rastrear. Si cada uno toma 10 minutos entre buscar el cheque, llamar a recepción y corregir, son 540 minutos: nueve horas de una persona que sabe lo que hace, repartidas en dos o tres días porque nadie las tiene seguidas. Si el sistema no permite que el cargo salga sin un folio vigente, los 54 casos pasan a cero y las nueve horas también.
Las otras dependencias, una por una
Cortes de caja en papel o en sistemas distintos
Si el bar de la alberca cierra en una libreta y el restaurante en el punto de venta, el contralor recibe dos formatos y una diferencia. El corte por punto en el mismo sistema, con la misma hora de cierre, deja el día uno con todos los cortes ya cuadrados. La guía del corte de caja por punto de consumo (Guía del corte de caja por punto de consumo en un hotel) explica el procedimiento completo.
Convenios corporativos identificados a mano
La empresa que tiene convenio con tope de cena por persona necesita una factura con el detalle. Si el cheque solo dice el nombre de la empresa en una nota, alguien lo busca. Si la cuenta de empresa existe en el sistema y el cheque se liga a ella en el momento de cargar (Cuentas de empresa y convenios), el estado de cuenta se genera solo y la factura sale el día uno.
Cortesías sin motivo
Una cortesía sin motivo ni autorizador es una pregunta pendiente. Con motivo y autorizador capturados en el momento, es una línea del reporte. La diferencia entre las dos es un día del cierre y, con el tiempo, una fuga que nadie ve.
Inventario y costo
El costo de ventas requiere inventario final, y el inventario se cuenta cuando cierra el mes. Esto es lo único que legítimamente tarda un día. Lo que sí se puede hacer es tener las compras del mes ya capturadas y el inventario inicial cerrado, de modo que el conteo del día uno sea la única tarea pendiente.
Cómo se acorta a un día
- Cierre diario que deja el día conciliado. Si cada día cierra con cargos verificados, cortes cuadrados y cortesías con motivo, el cierre mensual es la suma de treinta días ya cerrados.
- Cargo a la habitación ligado al folio vigente, sin campo libre. Cero cargos huérfanos significa cero conciliación.
- Una sola fecha y hora de corte para todos los puntos y para recepción, acordada por escrito.
- Cuentas de empresa en el sistema, con el cheque ligado a la cuenta desde el consumo.
- Motivo y autorizador obligatorios en cortesías y descuentos.
- Compras capturadas en la semana en que llegan, no a fin de mes.
Con eso, el día uno el contralor abre el reporte, verifica que las diferencias sean cero, recibe el conteo de inventario y cierra. El día uno ya no es una promesa: es una verificación. Y la persona más cara del departamento administrativo recupera una semana al mes para hacer análisis en lugar de cuadres.
Qué le entregas al contralor el día uno
Una hoja por punto con ingreso neto, cargos a folio conciliados, cortesías con motivo, consumos de convenio por cuenta y los indicadores del mes contra el mes anterior y el mismo mes del año pasado. Y un renglón que dice: diferencias sin explicar, cero. Ese renglón es el que le devuelve al contralor la semana.
Si el hotel reporta bajo el estándar de la hotelería, la misma hoja se acomoda en el departamento de alimentos y bebidas con sus puntos como líneas, sin volver a capturar nada. Si no lo hace todavía, la hoja es el primer paso para llegar ahí sin cambiar de contador.
Un cierre que llega el día ocho no es un problema de contabilidad. Es un problema de operación que la contabilidad descubre tarde.
El reporte llega el día ocho porque cada pieza vive en un sistema distinto y alguien las cuadra a mano, empezando por los cargos a la habitación sin folio. Si el cierre diario deja todo conciliado y el cargo nace ligado al folio, el cierre mensual es una verificación de un día.
Qué hacer esta semana
- Pregúntale al contralor qué día llegó el último cierre de alimentos y bebidas y en qué se fue cada día. Anótalo en una tabla como la de arriba.
- Cuenta los cargos a la habitación del mes pasado que necesitaron corrección. Ese número, por diez minutos cada uno, es el costo de la conciliación.
- Verifica si todos los puntos cierran a la misma hora que recepción. Si no, acuerda una hora y ponla por escrito.
- Revisa cuántas cortesías del mes pasado no tienen motivo capturado.
- Elige un cambio de la lista de seis y aplícalo desde el día uno del próximo mes.
Inn Restaurant cierra el día con cargos verificados contra el folio, cortes por punto y cortesías con motivo, de modo que el cierre mensual que necesita el contralor (Contralor) esté listo el día uno. Si quieres ver cómo se vería el de tu hotel, pide la demo de 15 minutos en la página de contacto (contacto).
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