El impuesto del consumo cargado al folio: dónde se declara y dónde se cobra

En el restaurante de un hotel hay un tipo de venta que ningún restaurante de la calle conoce: la que se cobra en otro lugar y en otro momento. El huésped cena, dice “A mi habitación, por favor.” y el dinero entra tres días después por la caja de recepción. La cena está clara. Lo que se enreda es el impuesto: quién lo calculó, sobre qué base, si recepción lo vuelve a aplicar y quién lo declara al final del mes.

Dos momentos, un solo impuesto

Un consumo cargado a la habitación tiene dos momentos. El primero es la venta: el mesero cierra la cuenta en el punto de venta del restaurante, el sistema calcula el impuesto sobre la base gravada y el ticket queda con subtotal, impuesto y total. El segundo es el cobro: el huésped hace la salida, recepción presenta el folio con la habitación y todos los consumos, y cobra el total.

El impuesto nace en el primer momento y se cobra en el segundo. No se calcula dos veces. Ese es el principio completo, y casi todos los problemas de este tema vienen de olvidarlo: recepción vuelve a calcular lo que el restaurante ya calculó, o el restaurante manda un importe sin impuesto y recepción no lo agrega, o el folio mezcla las dos tasas del hotel en una sola línea.

Si tu hotel maneja el cargo a la habitación como un campo de texto donde el mesero teclea un número, lo más probable es que el importe que llega a recepción no diga si trae impuesto o no. Y entonces cada recepcionista decide. Eso es lo que hay que eliminar.

El folio no calcula: recibe

El folio del huésped es un estado de cuenta. Acumula líneas: la tarifa de cada noche, el impuesto de hospedaje, la cena del martes, el desayuno del miércoles, el bar de alberca del jueves. Cada línea llega ya calculada desde el sistema que la generó. La tarifa la calculó el sistema de recepción; la cena la calculó el punto de venta del restaurante.

Por eso la línea del restaurante debe llegar al folio con tres datos, no con uno: base gravada, impuesto y total. Si solo llega el total, recepción no puede desglosar la factura al hacer la salida sin volver a calcular, y al volver a calcular se equivoca cuando el ticket traía productos con distintas tasas. Si solo llega la base, alguien tiene que acordarse de sumar el impuesto, y un día nadie se acuerda.

Un cargo verificado, ligado al folio real del huésped y no a un número tecleado, viaja con su desglose completo. Cómo se arma ese cargo está explicado en la página de cargo a la habitación (Cargo a la habitación). Aquí nos interesa lo que pasa cuando llega.

Las tasas del hotel no son las tasas del restaurante

Un hotel suele convivir con más de una tasa. La habitación paga el impuesto general al consumo y, en muchos lugares, un impuesto adicional al hospedaje que solo aplica a la renta de la habitación. El restaurante paga el impuesto general al consumo, y en algunos lugares las bebidas alcohólicas llevan una tasa o un impuesto especial distinto al de los alimentos. Ninguna de esas tasas se aplica sobre otra.

El error más caro que hemos visto en operación es el impuesto al hospedaje aplicado sobre los consumos del restaurante. Ocurre cuando el sistema de recepción trata toda línea del folio como si fuera renta de habitación. El huésped paga de más, no se da cuenta, y el hotel declara y entera un impuesto sobre una base que no existe. Cuando el contralor lo detecta meses después, hay que corregir declaraciones y devolver dinero a huéspedes que ya no encuentras.

Lo que cada línea del folio debe saber de sí misma

• Su origen: recepción, restaurante, bar, room service, bar de alberca, minibar o banquete. El punto de consumo define el centro de ingreso bajo USALI y define qué tasas le aplican.
• Su base gravada, ya con descuentos y cortesías restados. Lo que se regaló no se grava.
• Cada impuesto por separado, con su tasa. Un ticket con alimentos y bebidas alcohólicas puede llevar dos impuestos distintos en la misma línea del folio.
• La propina, fuera de la base. La propina no es venta del hotel y no lleva el impuesto de la venta.
• El total que el huésped va a pagar, que es la suma de lo anterior y nada más.

Quién declara: la misma entidad o dos entidades

Aquí hay dos escenarios y conviene saber en cuál está tu hotel, porque cambia todo lo que sigue.

Escenario uno: el hotel y el restaurante son la misma entidad legal. Es el caso más común en hoteles independientes y en hoteles boutique. La venta del restaurante es venta del hotel, el impuesto lo declara el hotel, y la factura que recibe el huésped al hacer la salida sale con un solo emisor y con cada concepto desglosado. El restaurante no declara nada por su cuenta; entrega su venta al contralor y el contralor consolida.

Escenario dos: el restaurante lo administra otra entidad. Un concesionario, un chef con su propia empresa, un socio que renta el espacio. Aquí el impuesto de la cena lo declara el restaurante, no el hotel. Cuando el huésped carga a la habitación, el hotel solo cobra por cuenta del restaurante y le entrega el dinero después. El folio muestra la línea, pero la factura del consumo la emite el restaurante. Si el hotel emite una sola factura con todo, está facturando una venta que no es suya, y eso genera un problema fiscal para los dos.

En el escenario dos, el sistema del restaurante tiene que dejar rastro de qué tickets se cobraron vía folio, cuánto impuesto traía cada uno y cuándo el hotel liquidó al restaurante. Sin ese rastro, la conciliación mensual entre las dos entidades se vuelve una discusión de hojas de cálculo. El contralor del hotel y el contador del restaurante deben poder leer el mismo reporte; la página del contralor (Contralor) muestra cómo se ve ese reporte de cargos por liquidar.

Un ejemplo ilustrativo con números

Las cifras que siguen son inventadas para mostrar el cálculo. Las tasas también son inventadas; usa las que apliquen en tu país y en tu ciudad. El punto es ver dónde se duplica el impuesto y cuánto cuesta.

En el folio correcto el huésped paga 4,450. En el folio con los dos errores paga 4,740: 290 de más por una sola noche con una sola cena. Si ese hotel carga a la habitación cincuenta cenas a la semana con la misma mecánica, son 14,500 cobrados de más cada semana, declarados sobre una base que no existe y, en el mejor caso, devueltos con una carta de disculpa. En el peor caso, descubiertos por el contador de una empresa con convenio corporativo que revisa cada factura.

Fíjate en el detalle: la cena llegó al folio como 1,450, un total con impuesto incluido. Recepción vio un número, asumió que era base y le aplicó sus tasas. Nadie actuó de mala fe. El sistema no le dijo a recepción que ese número ya traía impuesto.

Impuesto no es ingreso: lo que dice USALI

El estándar contable de la industria del hospedaje es claro: el impuesto que recaudas no es ingreso tuyo. Es dinero que cobras por cuenta de la autoridad y que le vas a entregar. El ingreso del restaurante es la base gravada, neta de descuentos y sin propinas. Si tu reporte de ventas del restaurante suma el impuesto, tu consumo de alimentos y bebidas por habitación ocupada está inflado, y toda comparación que hagas contra otro periodo o contra tu presupuesto está mal.

Esto tiene una consecuencia práctica en el cargo a la habitación: el reporte del restaurante debe mostrar la venta neta de cada ticket cargado al folio, y el reporte de recepción debe mostrar el cobro total con impuesto. Los dos números son distintos y los dos son correctos. El contralor los concilia sumando el impuesto al primero o restándolo al segundo. Si alguno de los dos sistemas mezcla base e impuesto, la conciliación no cuadra y nadie sabe por qué.

La factura al hacer la salida

El huésped quiere una sola factura. El viajero corporativo, sobre todo, necesita que su cena aparezca en el mismo documento que su habitación para que su empresa se la reembolse. Eso es razonable, y en el escenario uno se cumple sin problema: una factura, varios conceptos, cada concepto con su tasa.

Lo que no es razonable es que la factura muestre una sola línea que diga “hospedaje” con el total del folio. Cuando la cena se esconde dentro de la línea de habitación, el impuesto al hospedaje se calcula sobre una base que incluye alimentos, y el desglose que exige la autoridad fiscal desaparece. El sistema de recepción debe conservar el origen de cada línea hasta la factura, y el punto de venta del restaurante debe haberle entregado el desglose desde el principio.

Los tres errores de factura más frecuentes

1. Una sola línea de hospedaje con todo adentro. Se pierde el desglose y se aplica una tasa que no corresponde a la parte de alimentos.
2. Factura del hotel por consumos de un restaurante que es otra entidad. Se factura una venta ajena.
3. Propina incluida en la base gravada. Se cobra impuesto sobre dinero que no es venta.

Qué revisar en tu operación

No necesitas un auditor para saber si tienes este problema. Necesitas tres tickets y un folio. Toma tres consumos cargados a la habitación de la semana pasada, con productos distintos, y sigue el rastro de cada uno hasta la factura del huésped.

• El ticket del restaurante muestra base, impuesto y total por separado.
• La línea del folio muestra el mismo total que el ticket, ni un peso más.
• La factura desglosa la cena con su propia tasa, separada de la habitación.
• El impuesto al hospedaje, si existe en tu ciudad, solo aparece sobre la renta de la habitación.
• El reporte de ventas del restaurante registra la base neta de esos tres tickets, no el total con impuesto.

Si alguno de los cinco puntos falla, tienes una fuga fiscal que se repite en cada cargo a la habitación. Y como el cargo a la habitación es la venta más importante del restaurante de un hotel, la fuga es proporcional a tu éxito. Cuanto más cenan tus huéspedes contigo, más grande es el problema. Hay otras fugas parecidas en la nota sobre los ocho lugares por donde se pierde consumo (Los ocho lugares por donde se pierde consumo en un hotel).

Qué hacer esta semana

1. Toma tres cargos a la habitación de la semana pasada y sigue cada uno del ticket a la factura. Anota en cuál paso se pierde el desglose.
2. Pregunta a tu contador si el hotel y el restaurante son la misma entidad fiscal. Si no lo son, revisa quién está emitiendo la factura de las cenas cargadas al folio.
3. Revisa que el impuesto al hospedaje de tu ciudad, si existe, no se esté aplicando sobre ninguna línea de alimentos y bebidas.
4. Confirma que el reporte de ventas del restaurante muestre base neta y no total con impuesto, y que el contralor concilie contra ese número.
5. Escribe en una página el flujo del impuesto en el cargo a la habitación: quién calcula, quién cobra, quién declara. Pégalo en recepción y en la caja del restaurante.

Inn Restaurant envía cada cargo a la habitación al folio del huésped con base, impuesto y total desglosados por tasa, y el reporte del restaurante registra la venta neta como pide USALI. Si quieres ver cómo se ve un ticket cargado al folio y cómo lo lee recepción, agenda la demo de quince minutos (contacto).