Efectivo, tarjeta, cargo al folio y cuenta corporativa: cuadrar cuatro métodos en un solo corte

El corte de un restaurante de calle tiene dos columnas: efectivo y tarjeta. El corte del restaurante de tu hotel tiene por lo menos cuatro, porque el huésped firma a su habitación y el ejecutivo de la empresa con convenio no paga nada esa noche. Si el punto de venta trata esos cuatro caminos como si fueran lo mismo, el corte cuadra en pantalla y no cuadra en ningún otro lado: ni en el sobre, ni en el banco, ni en el PMS.

Por qué un solo corte y no cuatro

La tentación es cerrar el efectivo con el cajero, la tarjeta con la terminal, el cargo al folio con recepción y la cuenta corporativa con el contralor, cada uno en su momento. Funciona hasta que un consumo cambia de método a mitad del camino: el huésped que pidió cargar a la habitación y al final pagó con tarjeta, o la cuenta de empresa que el mesero cerró como efectivo porque no encontró el convenio. Con cuatro cierres separados, ese consumo aparece en dos lados o en ninguno.

Un solo corte por punto de consumo resuelve eso porque parte de una sola verdad: la venta total del turno. Después la reparte en métodos, y la suma de los métodos tiene que ser igual a la venta. Si no lo es, el problema es del punto de venta, no del cajero ni de recepción. Esa igualdad es la primera línea de cualquier conciliación seria.

Lo que cambia entre métodos no es el corte, sino contra qué se concilia cada columna. El efectivo se concilia con dinero físico, la tarjeta con el banco, el cargo al folio con el sistema de recepción y la cuenta corporativa con una factura que alguien pagará después. Cuatro fuentes externas, un solo documento interno.

Efectivo: lo que debe sumar y contra qué se concilia

La columna de efectivo suma todas las cuentas cobradas en efectivo, menos el cambio entregado, menos cualquier gasto menor autorizado que salió del cajón. Es la única columna que puedes tocar con la mano, y por eso es la que se concilia primero: al cierre, el cajero cuenta el cajón, aparta el fondo y lo que queda debe ser igual a esa columna.

Su fuente externa es el sobre que se entrega a la caja general del hotel. Si el sobre trae 5,850 y la columna dice 5,900, hay un faltante de 50 que se registra como diferencia de arqueo. Nada más. No se ajusta la venta, no se “corrige” el corte: la diferencia queda visible para que el contralor la vea con su explicación.

El error típico del efectivo

Contar como efectivo la propina en efectivo que el cliente dejó en la mesa. La propina no es venta del hotel y no entra al cajón de venta. Si entra, la columna de efectivo queda inflada y el sobre trae de más, y el contralor pasa una hora buscando un sobrante que en realidad es del mesero.

Tarjeta: el voucher, el lote de la terminal y el banco

La columna de tarjeta suma todas las cuentas cerradas con tarjeta, con el importe que la terminal autorizó, no con el importe de la cuenta. La diferencia importa cuando el cliente agrega propina en la terminal: la cuenta dice 800, el voucher dice 900, y solo 800 son venta. Los 100 restantes son propina en tarjeta y viven en otra columna.

Su primera fuente externa es el cierre de lote de la terminal, que se hace al final del turno o del día y lista cada transacción autorizada. El total de ventas del lote debe ser igual a la columna de tarjeta del corte más las propinas en tarjeta. Si la terminal dice 9,300 y el corte dice 9,000 de venta más 300 de propina, cuadra.

La segunda fuente es el banco. Días después, el adquirente deposita el lote menos su comisión. Esa conciliación no es del turno sino del contralor, y para hacerla necesita que cada corte guarde el número de lote y el total bruto. Sin eso, el depósito del banco es un número suelto que nadie sabe a qué noche pertenece.

Cargo al folio: el consumo que cobra recepción

Aquí está la columna que no existe en un restaurante de calle y que más problemas da en el hotel. Cuando el huésped dice “a mi habitación, por favor”, el restaurante vendió pero no cobró. El consumo viaja al folio del huésped en el sistema de recepción y se cobra al hacer la salida, en efectivo o tarjeta, junto con las noches de hospedaje.

La columna de cargo al folio suma todas las cuentas cerradas con ese método, cada una con el número de folio al que se enviaron, no con el número de habitación que alguien tecleó. La diferencia entre una cosa y otra es toda la diferencia, como se explica en la nota sobre el campo de texto (Cargo a la habitación: por qué un campo de texto no basta): la habitación cambia de huésped cada día; el folio, no.

Su fuente externa es el PMS. Al cierre, recepción o la auditoría nocturna genera el reporte de cargos recibidos desde el restaurante, y ese reporte debe ser igual a la columna de cargo al folio del corte, cuenta por cuenta. Un cargo que está en el corte y no en el PMS es un consumo que nadie va a cobrar. Un cargo que está en el PMS y no en el corte es un huésped que va a reclamar en la salida.

El detalle que muchos hoteles pasan por alto: el cargo al folio se concilia el mismo día, no cuando el huésped se va. Si esperas a la salida, el error tiene tres o cuatro noches para esconderse entre otros cargos. La página de cargo a la habitación (Cargo a la habitación) describe cómo se verifica el folio antes de enviar el cargo, que es la mitad del trabajo.

Cuenta corporativa: venta hoy, cobro después

La última columna es la de las empresas con convenio: el ejecutivo cena, firma, y el hotel factura a su empresa a fin de mes. Es venta del turno, entra en el reporte de alimentos y bebidas de esa noche, pero no es cobro. Es una cuenta por cobrar, y el corte debe mostrarla como tal.

La columna de cuenta corporativa suma todas las cuentas cerradas contra un convenio, con el nombre de la empresa, el nombre de quien firmó y, si el convenio tiene tope, cuánto del tope se consumió. Su fuente externa es la cuenta por cobrar en la contabilidad del hotel: cada cierre alimenta un saldo por empresa que el contralor factura y cobra después, como se describe en la página de cuentas de empresa (Cuentas de empresa y convenios).

Aquí el error clásico es cerrar la cuenta como efectivo o como cargo al folio “mientras tanto”. Si se cierra como efectivo, el cajero termina el turno con un faltante que no es suyo. Si se cierra al folio de una habitación que la empresa reservó, el cargo acaba en la salida del ejecutivo, que no debe pagar nada. Las dos cosas se arreglan a golpe de notas de crédito, y cada nota de crédito es una hora del contralor.

El corte completo: un ejemplo ilustrativo

Las cifras son inventadas para mostrar cómo se ve un corte con los cuatro métodos y contra qué se concilia cada uno. No son datos de ningún hotel. El restaurante del hotel vendió 24,000 en el turno de la cena, sin impuesto ni propina, y así se repartió:

Fíjate en que solo 6,000 de los 24,000 son dinero que tocó el cajón. Los 9,000 de tarjeta llegan al banco en unos días, los 5,500 del folio los cobra recepción cuando el huésped se va y los 3,500 de las empresas se cobran el mes siguiente. Si el gerente mira solo el sobre, cree que el restaurante vendió una cuarta parte de lo que en realidad vendió.

También fíjate en los 400 de propina en tarjeta: no están en ninguna de las cuatro columnas de venta, y sin embargo sí están en el lote de la terminal. Por eso la conciliación de tarjeta se hace contra venta más propina, nunca contra venta sola.

Cuando no cuadra: dónde buscar por método

Un corte que no cuadra casi siempre falla en una sola columna, y cada columna tiene su lugar habitual de error. Antes de rehacer todo, revisa esto:

• Efectivo: gastos menores sin registro, cambio prestado a recepción o a otro punto de consumo, propinas en efectivo que entraron al cajón.
• Tarjeta: propinas en terminal contadas como venta, una transacción autorizada dos veces, un voucher que se canceló en la terminal pero no en el punto de venta.
• Cargo al folio: un cargo enviado a una habitación cuyo huésped ya hizo la salida, un cargo duplicado por reintento, una cuenta cerrada al folio y luego cobrada con tarjeta sin revertir el cargo.
• Cuenta corporativa: una firma sin convenio vigente, un consumo que rebasó el tope del convenio, una cuenta cerrada al convenio equivocado porque dos empresas tienen nombre parecido.

Y la regla que ahorra más tiempo: el corte nunca se ajusta para que cuadre. Se registra la diferencia, se explica y se corrige la causa al día siguiente. Un corte que siempre cuadra porque alguien lo cuadra a mano es el corte más peligroso del hotel.

Qué hacer esta semana

1. Revisa el corte de anoche y confirma que las cuatro columnas sumen exactamente la venta del turno. Si el punto de venta no las separa, esa es la primera corrección.
2. Pide a recepción el reporte de cargos recibidos del restaurante y compáralo cuenta por cuenta con la columna de cargo al folio.
3. Toma el cierre de lote de la terminal y verifica que sea igual a venta en tarjeta más propinas en tarjeta.
4. Haz una lista de las empresas con convenio vigente y comprueba que cada cuenta corporativa de la semana tenga firma y convenio.
5. Define con el contralor que ninguna diferencia se ajusta en el corte: se registra con explicación y se corrige la causa.

Inn Restaurant cierra cada punto de consumo con las cuatro columnas separadas: el efectivo contra el fondo, la tarjeta contra el lote, el cargo al folio contra el PMS y la cuenta corporativa contra el saldo del convenio, con los reportes que el contralor necesita (Reportes). Si quieres ver el corte con la venta de tu hotel, la demo de quince minutos se agenda en (contacto).