Cómo configurar un convenio corporativo que separe alimentos de alcohol

El convenio con la empresa dice una frase que parece sencilla: alimentos cubiertos, bebidas alcohólicas por cuenta del huésped. En la oficina de ventas del hotel esa frase se firma en dos minutos. En la mesa del restaurante, a las nueve de la noche, con un huésped que pidió una pasta, dos copas de vino y un café, esa misma frase se convierte en un ticket que alguien tiene que partir a mano. Esta guía es para que no lo parta nadie.

Qué significa separar en un convenio

Un convenio corporativo es un acuerdo entre el hotel y una empresa: la empresa manda a sus viajeros, el hotel les da tarifa y ciertos consumos, y al final del mes el hotel factura a la empresa lo que el convenio cubre. Todo lo demás lo paga el huésped en recepción al hacer su salida. Separar alimentos de alcohol significa que el mismo ticket del restaurante tiene dos destinos: una parte va a la cuenta de la empresa y otra a la cuenta personal del huésped.

Lo importante es entender que la separación no es una decisión del mesero ni de recepción. Es una regla del convenio y, como toda regla, tiene que estar escrita en un lugar donde el sistema la lea cada vez que se cierra una cuenta. Si la regla vive en un correo, en la memoria del gerente o en una nota pegada en la caja, se va a aplicar bien el lunes y mal el sábado.

En la página de cuentas de empresa (Cuentas de empresa y convenios) se explica el modelo completo. Aquí nos concentramos en una sola parte: cómo se escribe la regla de alcohol para que el punto de venta del hotel la aplique solo.

Los tres niveles donde puede vivir la regla

Hay tres maneras de decirle al sistema qué paga la empresa. Van de lo general a lo específico y se pueden combinar. Conviene empezar por la más simple y bajar de nivel solo cuando el convenio lo pida.

Por categoría

Es el nivel más común. Cada producto de la carta pertenece a una categoría: alimentos, bebidas sin alcohol, cerveza, vinos, destilados, tabaco. El convenio marca qué categorías cubre, y la combinación típica es alimentos y bebidas sin alcohol. El mesero no configura nada: captura la pasta y las copas como siempre, y el sistema, al cerrar la cuenta contra el folio del huésped, manda cada renglón al pagador que le toca.

La ventaja es que se configura una vez y sirve para toda la carta. La desventaja es que la carta tiene que estar bien categorizada. Un coctel sin alcohol dado de alta en la categoría de cocteles va a caer del lado equivocado, y nadie se va a dar cuenta hasta que la empresa reclame.

Por producto

A veces la empresa cubre una categoría con excepciones. Cubre alimentos, pero no el corte más caro de la carta. O cubre bebidas sin alcohol, pero no las bebidas energéticas. Ahí la regla baja a producto: se marca el producto específico como excluido del convenio aunque su categoría esté cubierta. Es la excepción a la regla, se usa poco, pero cuando hace falta, hace mucha falta.

Por horario y por punto de consumo

El tercer nivel es el tiempo y el lugar. La empresa cubre el desayuno y la cena, pero no el consumo del bar después de las once de la noche. O cubre alimentos en el restaurante, pero no en el bar de alberca. El convenio dice de tal hora a tal hora, o en tal punto de consumo, y el sistema aplica la regla según la hora en que se abrió la cuenta y el punto donde se abrió.

Una regla que depende del tiempo se escribe como regla, no como un campo en el producto. Los chilaquiles de las ocho de la mañana y los de las once de la noche son el mismo producto; lo que cambia es quién los paga, y eso lo decide la regla del convenio junto con la hora.

Cómo se ve en la mesa

Vamos a seguir una cuenta completa. Los números que siguen son inventados para mostrar el cálculo; no son datos de ningún hotel ni de ningún convenio real. Una huésped de una empresa con convenio cena en el restaurante del hotel. El convenio cubre alimentos y bebidas sin alcohol hasta un tope de 450 por persona por día, y excluye el alcohol.

El ticket es uno. La huésped ve un solo documento con 595, dice "A mi habitación, por favor." y firma una vez. Por debajo, el sistema abre dos cargos contra su folio: 415 con la marca del convenio, que la empresa va a recibir en su factura del mes, y 180 en la cuenta personal, que la huésped va a liquidar en recepción al hacer su salida. El tope de 450 no se rebasó, porque los 180 de vino nunca contaron para el tope: solo cuenta lo cubierto.

Si la huésped hubiera pedido además un postre de 60, el subtotal cubierto habría llegado a 475. Los primeros 450 van a la empresa y los 25 restantes pasan a la cuenta personal. Eso también lo hace la regla, no el mesero, y queda escrito en el folio con el motivo: excedente del tope diario.

Los casos que rompen la regla si no los previste

Toda configuración se prueba con los casos raros. Estos son los que aparecen en la primera semana de cualquier hotel que arranca con convenios.

• La botella para compartir. Tres viajeros de la misma empresa piden una botella de vino. Es alcohol y va a cuenta personal, pero ¿de quién? Define en el convenio si se divide en partes iguales entre los folios de la mesa o si se carga al folio de quien firma. La regla debe elegir una opción y aplicarla siempre igual.
• La cerveza sin alcohol. Si la diste de alta en la categoría de cerveza, la va a pagar el huésped. Si está en bebidas sin alcohol, la paga la empresa. Revisa la carta con la lupa del convenio antes de arrancar.
• El coctel de bienvenida que lleva licor. Si es cortesía del hotel, va a cero y no entra en ninguna cuenta. Si tiene precio, es alcohol y va al huésped, aunque se lo hayan ofrecido en recepción.
• La cena que empieza a las diez y media y termina a las once y quince. La regla de horario se aplica con la hora de apertura de la cuenta, no con la del cierre. Escríbelo así en el convenio para no discutirlo después.
• El invitado externo. Un viajero con convenio invita a un cliente suyo a cenar. Muchos convenios no cubren al invitado. La regla del tope por persona por día resuelve casi todo: si la cena de dos rebasa el tope de uno, el excedente va a la cuenta personal del viajero.

Configurarlo paso a paso

1. Lee el convenio firmado y subraya cada frase que diga qué se cubre, qué no, hasta cuánto, a qué hora y en qué punto de consumo. Si una frase no cabe en esas cinco preguntas, pide que la reescriban antes de configurar nada. Hay una guía completa sobre cómo redactarlo sin pleitos (/blog/como-escribir-un-convenio-corporativo-que-no-genere-pleitos).
2. Revisa la categoría de cada producto de la carta del restaurante, del bar y del room service. Es el trabajo aburrido y es el que evita el reclamo: cada bebida con alcohol en una categoría de alcohol, cada bebida sin alcohol fuera de ellas.
3. Da de alta la empresa como cuenta de convenio con sus categorías cubiertas, su tope por persona por día y su horario o punto de consumo si aplica.
4. Marca las excepciones por producto si el convenio las tiene. Si no las tiene, no inventes ninguna.
5. Haz una cena de prueba con el folio de un huésped ficticio de esa empresa: pide alimentos, alcohol y una bebida sin alcohol, cierra a la habitación y revisa que el folio muestre dos cargos con los importes correctos.
6. Muestra el resultado al contralor y a recepción antes de la primera llegada real. Ellos van a ver esos dos cargos todos los días y deben saber leerlos.

Qué debe ver cada persona del hotel

El mesero ve la carta de siempre y un ticket de siempre. No debe elegir pagador ni preguntar si el vino va aparte. Su única señal es que, al cerrar a la habitación, el sistema le confirma que el huésped existe, que está en casa y que tiene convenio. Cualquier configuración que exija al mesero acordarse de algo va a fallar en el turno con más mesas.

Recepción ve el folio con los dos cargos separados: uno con etiqueta de convenio y otro personal. Al hacer la salida cobra solo el personal y explica, si el huésped pregunta, que lo demás lo paga su empresa. Nada de calculadora en el mostrador ni de llamadas al restaurante para preguntar qué era cada cargo.

El contralor ve, al cierre del mes, un reporte por empresa: cuántos cargos con convenio, en qué categorías, cuántos excedentes pasaron a cuenta personal y cuántos folios cerraron sin saldo. Esa es la base de la factura, y también la base del reporte de alimentos y bebidas que separa la venta a empresas de la venta al huésped directo. El viajero corporativo (Viajero corporativo) es el segmento más fácil de medir cuando cada cargo trae su convenio pegado.

Errores que se repiten

• Escribir la regla en el producto, del tipo "este vino siempre es personal", en lugar de en el convenio. Cuando llegue la segunda empresa con reglas distintas, no vas a poder atenderla.
• Dejar que el mesero elija el pagador con una tecla. Es la puerta abierta a que el alcohol se vaya a la empresa porque el huésped lo pidió con buena cara.
• No definir qué pasa con el excedente del tope. Si no está escrito, recepción lo va a perdonar o lo va a cobrar según el humor del día.
• Olvidar el impuesto y el servicio. El tope, ¿es antes o después de impuesto? ¿Incluye la propina sugerida? Decide y escríbelo en el convenio.
• No probar con un folio ficticio. La primera prueba nunca debe ser con un huésped real ni con la empresa más grande del hotel.

Qué hacer esta semana

1. Saca los convenios vigentes de tu hotel y marca en cada uno la frase de alcohol y la frase del tope.
2. Revisa la categoría de cada bebida de la carta del restaurante y del bar, una por una.
3. Elige un solo convenio y configúralo con categorías cubiertas, tope y horario.
4. Haz la cena de prueba con un folio ficticio y revisa los dos cargos desde recepción.
5. Pide al contralor que compare el reporte del convenio con la factura del mes pasado hecha a mano.
6. Deja por escrito la regla de la botella compartida y del invitado externo antes de que aparezcan.

Inn Restaurant aplica las reglas del convenio contra el folio del huésped en el momento de cerrar la cuenta y divide el ticket entre empresa y huésped sin intervención del mesero. Si quieres ver cómo queda tu propio convenio configurado, la demo de 15 minutos se agenda en la página de contacto (contacto).